Versionskontrolle von Artikeln

Sie können die Versionskontrolle von Artikeln in Service Desk dazu nutzen, eine bestimmte Momentaufnahme eines Artikels zu identifizieren. Wenn Sie die Versionskontrolle von Artikeln konfigurieren, können Sie festlegen, welche spezifischen Attribute im Artikel durch die Versionskontrolle gesteuert werden. Bei Artikeln sind sowohl automatische als auch verwaltete Versionsbildung verfügbar:

• Automatische Versionskontrolle: Die Versionsnummer wird automatisch heraufgesetzt, wenn Sie Attribute auf einem Artikel aktualisieren, die der Versionskontrolle unterliegen.
• Verwaltete Versionskontrolle: Versionsgesteuerte Attribute auf Artikeln, bei denen die verwaltete Versionskontrolle aktiviert ist, können nicht direkt geändert werden. Sie erstellen stattdessen eine zukünftige Version eines Artikels. Wenn der Change genehmigt ist, können Sie die zukünftige Version zur aktuellen Version machen. Diese Änderungen in der Version können entweder direkt vom Artikelfenster aus oder als Teil eines Change-Prozesses vorgenommen werden.

Designänderungen erforderlich

Um die Versionskontrolle bei Artikeln zu ermöglichen, müssen Sie ein paar Designänderungen vornehmen.

Weitere Informationen über die Designer finden Sie im Designer-Handbuch.

So ermöglichen Sie die Versionskontrolle von Artikeln:

1. Öffnen Sie im Objekt Designer das Objekt Knowledge Management\Artikel und wählen Sie Artikel oben im Baum Attribute aus.
2. Setzen Sie im Raster Eigenschaften die Option Führt eine Versionszuweisung durch? auf Wahr, und geben Sie dann für Art der Versionszuweisung? nach Wunsch entweder Automatische Versionskontrolle oder Verwaltete Versionskontrolle an.

Nachdem die Änderungen an diesen Eigenschaften gespeichert wurden, können Sie sie nicht wieder ändern.

3. Klicken Sie auf .
   
   Das Objekt wird gespeichert und Sie können jetzt angeben, welche Attribute des Artikeltyps der Versionskontrolle unterworfen werden sollen.
4. Wählen Sie im Baum Attribute das Attribut aus, das Sie der Versionskontrolle unterwerfen wollen. Anschließend setzen Sie im Raster Eigenschaften die Option Attribut unter Versionskontrolle? auf Versionsgesteuert.
   
   So können Sie beispielsweise die Versionskontrolle für Beschreibung, Lösung und Schlüsselwörter wählen.

Sammlungsattribute können nicht der Versionskontrolle unterworfen werden.

5. Wiederholen Sie den Vorgang für alle anderen gewünschten Attribute und speichern Sie Ihre Änderungen.

Um die Versionskontrolle bei Artikeln zu optimieren, müssen Sie noch einige andere Designänderungen vornehmen:

• Fügen Sie mit Window Managerdie Sammlung Versionen zum Fenster Artikel hinzu, sodass Sie die verschiedenen Versionen des Artikels sehen können.
• Verwenden Sie Window Managerund erstellen Sie damit ein Fenster für das Objekt Knowledge Management\Artikelversion, einschließlich Rang. Nummer, Status.Titel und der Felder, die der Versionskontrolle unterliegen.
  Setzen Sie für Automatische Versionskontrolle die Eigenschaft Schutzebene für jedes der Felder auf dem Artikelversionsfenster auf ReadOnly (Sie sind nicht berechtigt, Änderungen direkt an einer Version vorzunehmen; durch das Einstellen dieses Werts erhalten Benutzer beim Versuch, Änderungen zu speichern, nur eine Warnmeldung).
  Setzen Sie für Verwaltete Versionskontrolle die Eigenschaft Schutzebene für die Felder Nummer, Rang und Status.Titel auf dem Artikelversionsfenster auf ReadOnly und die Felder, die der Versionskontrolle unterliegen, auf ReadWrite.
  Klicken Sie dann auf die Aktion Für Web Access verfügbar machen. Damit wird das Fenster definiert, das angezeigt wird, wenn ein Benutzer im Artikelfenster auf eine Zeile in der Sammlung Versionen klickt.
• Erstellen Sie mit Query und Report Designer eine Abfrage auf Grundlage des Objekts Knowledge Management\Artikelversion, das den Rang, die Attribute, die der Versionskontrolle unterliegen, und das Attribut Status.Titel enthält.
  Wählen Sie diese Abfrage im Objekt Designer als die Standardabfrage für das Objekt Knowledge Management\Artikelversion. Damit werden die Spalten angegeben, die in der Sammlung Versionen im Artikelfenster angezeigt werden.

Automatische Versionskontrolle

Wenn Sie einen neuen Artikel speichern, bei dem die automatische Versionskontrolle eingerichtet ist, wird unten im Fenster die Registerkarte Versionen angezeigt. Bei jedem Speichern einer Änderung, durch die ein versionskontrolliertes Attribut aktualisiert wird, wird eine neue Version erstellt und dafür auf der Registerkarte Versionen eine neue Zeile angezeigt.

Verwaltete Versionskontrolle aus dem Artikelprozess heraus

Ein verwalteter Artikel weist einen der folgenden Zustände auf:

• Zukünftig: eine Version des Artikels, die geplant ist oder vorbereitet wird, aber noch nicht einsatzbereit ist
• Aktuell: die derzeit verwendete Version des Artikels
• Vorherig: eine nicht mehr verwendete Version des Artikels

Sie können verwaltete Artikelversionen direkt vom Artikelfenster aus erstellen, festlegen und zurücksetzen. Sie können in den Artikelprozess drei Aktionen für die Versionskontrolle aufnehmen:

Zukünftige Version hinzufügen zeigt das Fenster „Artikelversion“ an, sodass Sie eine zukünftige Version des Artikels auf der Grundlage der aktuellen Version erstellen können.

Version zurücksetzen (Rollback): setzt die Version des Artikels zurück. Die aktuelle Version wird zur zukünftigen Version und die vorherige Version wird zur aktuellen Version. Jedes Mal, wenn Sie auf Version zurücksetzen (Rollback) klicken, wird der Artikel analog zu der Liste der vorherigen Versionen zurückgesetzt und das Artikelfenster wird entsprechend aktualisiert.

Aktuelle Version einrichten: zeigt das Dialogfeld „Aktuelle Version einrichten“ an, in dem eine Liste der zukünftigen Versionen für den Artikel angezeigt wird. Nur diejenigen zukünftigen Versionen, die nicht mit einem Change verknüpft sind, erscheinen in der Liste. Klicken Sie auf die Zeile, die der Version entspricht, die Sie zur aktuellen Version machen möchten.

Verwaltete Versionskontrolle aus dem Change-Prozess heraus

Sie können die Versionen eines Artikels direkt aus einem Change-Prozess heraus verwalten, wenn Sie einige weitere Änderungen an Ihrem Design vornehmen.

So führen Sie die Designänderungen für die verwaltete Versionskontrolle von Artikeln aus einem Change-Prozess durch:

1. Nehmen Sie die verwalteten Versionskontrollaktionen wie im vorangehenden Abschnitt beschrieben in den Artikelprozess auf.
2. Nehmen Sie die Aktionen Artikel hinzufügen und Artikel übernehmen in den Change-Prozess auf.
3. Verwenden Sie den Query und Report Designer und erstellen Sie die folgenden Abfragen, indem Sie im Dialogfeld „Neue Abfrage“ das Optionsfeld Alle markieren.

Change – Artikel

Zweck – Gibt die Spalten an, die in der Sammlung „Artikel“ im Change-Fenster angezeigt werden.

Modul – Change-Management

Geschäftsobjekt – Change-Artikel

Attribute – Artikel.Beschreibung, andere Attribute, die der Versionskontrolle unterliegen

Artikel

Zweck – Zeigt die Spalten, die in den Dialogfeldern für Artikel im Change-Prozess angezeigt werden und dem Benutzer helfen, die gewünschten Artikel zu finden

Modul – Knowledge Management

Geschäftsobjekt – Artikel

Attribute – Beschreibung, andere Attribute, die der Versionskontrolle unterliegen

Einem Change können Sie nur solche Artikel hinzufügen, die einen Status aufweisen, bei dem zukünftige Versionen mithilfe des Artikelprozesse hinzugefügt werden können. Sie können in die Standardabfrage Artikel ein Kriterium aufnehmen, damit nur Artikel mit einem solchen Status angezeigt werden. Weitere Informationen zum Entwerfen und Gestalten von Fenstern finden Sie im Designer-Handbuch.

4. Öffnen Sie im Objekt Designer das Objekt Change-Management\Change-Artikelobjekt.
5. Wählen Sie im Raster Eigenschaften neben Standardabfrage die Abfrage Change – Artikel, die Sie oben erstellt haben, und klicken Sie dann auf .
6. Ebenso wählen Sie die entsprechende Standardabfrage für das Artikel-Objekt und speichern die Änderungen.
7. Fügen Sie im Window Managerdie Sammlung Artikel zum Change-Fenster hinzu und klicken Sie dann auf .
   Die Spalten, die auf den jeweiligen Registerkarten Artikel angezeigt werden, sind die in der zuvor von Ihnen erstellten Standardabfrage Change - Artikel angegebenen Spalten.
8. Stellen Sie sicher, dass ein Web Access-Version des Fensters verfügbar ist.

Nach Abschluss dieser Designarbeiten können Sie die Versionen eines Artikels direkt aus einem Change-Prozess heraus verwalten.

So aktualisieren Sie einen verwaltetes Artikel von einem Change-Prozess aus:

1. Klicken Sie in der Liste Aktionen des Change auf Artikel hinzufügen.
   Das Dialogfeld „Artikel hinzufügen“ wird angezeigt.
2. Klicken Sie in der Liste Verfügbar auf den Artikel, den Sie zum Change hinzufügen möchten.
   Der Artikel wird in die Liste „Ausgewählt“ verschoben.

Wenn Sie auf einen Artikel in der Liste Ausgewählt klicken, wird er aus dieser Liste entfernt.

3. Wiederholen Sie ggf. den Vorgang, um weitere Artikel hinzuzufügen, und klicken Sie dann auf OK.
   Es wird eine zukünftige Version für jeden Artikel erstellt, der der Versionskontrolle unterliegt, und die Artikel erscheinen im Change-Fenster auf der Registerkarte „Artikel“.

Die Aktion Artikel entfernen funktioniert ähnlich und listet nur diejenigen Artikel auf, die an den Change angefügt wurden.

4. Klicken Sie auf den Registerkarte Artikel auf den verwalteten Artikel.
   Das Fenster „Artikel“ wird geöffnet.
5. Klicken Sie auf der Registerkarte Versionen auf die Zeile für die vom Change erzeugte zukünftige Version.
   Das Versionsfenster wird aufgerufen und zeigt die Versionsnummer in der Titelleiste an.
6. Aktualisieren Sie die Attribute, die der Versionskontrolle unterliegen, und klicken Sie dann auf Speichern und schließen.
   Das Artikelfenster wird erneut geöffnet und auf der Registerkarte Versionen wird der aktualisierte Wert angezeigt.
7. Klicken Sie im Artikelfenster auf Speichern und schließen.
   Das Change-Fenster wird aufgerufen.
8. Klicken Sie in der Liste Aktionen des Change auf Artikel speichern.
   Das Dialogfeld „Artikel übernehmen“ wird angezeigt.
9. Klicken Sie in der Liste Verfügbar auf den Artikel, den Sie zum Change übernehmen möchten.
   Der Artikel wird in die Liste „Ausgewählt“ verschoben.
10. Wiederholen Sie ggf. den Vorgang, um weitere Artikel hinzuzufügen, und klicken Sie dann auf OK.
    Die zukünftigen Versionen von verwalteten Artikeln, die mit dem Change verknüpft sind, werden zu den aktuellen Versionen und die aktuellen Versionen werden zu den vorherigen Versionen.

Falls Sie einen Artikel auf eine frühere Version zurückstellen möchten, nutzen Sie dazu am besten einen anderen Change, um eine neue zukünftige Version zu erstellen, die der vorherigen Version entspricht.