Conseils de développement de nouveaux processus
Avant de créer un processus, il est indispensable de bien comprendre l'objectif que vous souhaitez atteindre. Les étapes ci-dessous vous guident dans la procédure de développement de nouveaux processus.
La première étape consiste à définir le processus sur papier, afin de vous faire une idée, sous forme visuelle, de vos objectifs. Utilisez-vous un processus manuel existant que vous connaissez bien ? Si oui, est-il possible de l'améliorer ? Nous vous recommandons de demander l'avis des personnes qui exécutent ces tâches quotidiennement. Elles jouent un rôle essentiel dans la réussite du déploiement de vos nouveaux processus.
L'étape suivante consiste à identifier les différents stades du processus.
- Quelles étapes sont nécessaires pour passer de l'état initial à l'état final ?
- Pensez aux informations qui doivent être saisies dans le processus à chaque étape.
Les questions ci-dessous vous permettront de clarifier vos objectifs. - Les objets d'affaires, attributs et relations nécessaires sont-ils en place ? Dans la négative, pouvez-vous adapter les éléments existants ou devez-vous en créer ?
- À quelles fenêtres vos utilisateurs pourront-ils accéder ? Existe-t-il déjà des fenêtres adaptées au processus ou devez-vous en créer ?
- Pour exécuter une action et faire avancer le processus, les utilisateurs doivent-ils afficher une fenêtre (pour saisir des informations supplémentaires, par exemple) ou leur suffit-il de cliquer sur une instance dans la liste Actions ?
- Qui doit exécuter ces étapes ? Quelles affectations sont nécessaires ? Savez-vous à qui vous voulez affecter le processus ? Dans l'exemple utilisé dans ce chapitre, les affectations concernent le service Ressources Humaines. Le personnel supervise le processus, s'assurant que toutes les tâches sont exécutées et toutes les conditions remplies. Avez-vous une idée du rôle, groupe ou utilisateur spécifique qui supervisera le processus ? Vous pouvez choisir un rôle, groupe et/ou utilisateur.
Si les objets d'affaires et les fenêtres standard ne sont pas adaptés à votre nouveau processus, il est souhaitable d'en créer d'autres au préalable. Vous pouvez indiquer qu'une fenêtre donnée est utilisée pour un processus spécifique. Si vous disposez de deux processus, par exemple, vous pouvez définir des fenêtres de démarrage différentes pour chacun d'eux. Pour en savoir plus sur la création d'objets d'affaires, reportez-vous à Objets d'affaires.