Contrôle des versions des articles

Vous pouvez contrôler les versions des articles dans Service Desk pour identifier un instantané spécifique d'un article. Lorsque vous configurez le contrôle des versions des articles, vous pouvez préciser les attributs spécifiques de l'article dont les versions sont contrôlées. Vous pouvez utiliser pour les articles aussi bien le contrôle des versions automatique que le contrôle des versions géré :

  • Contrôle des versions automatique – Le numéro de version s'incrémente automatiquement si vous mettez à jour les attributs d'un article soumis au contrôle des versions.
  • Contrôle des versions géré – Vous ne pouvez pas modifier directement les attributs avec contrôle des versions des articles pour lesquels le contrôle des versions géré est activé. Vous créez à la place une version future de l'article, puis, lorsque le changement est approuvé, vous pouvez faire de cette version future la version actuelle. Ces changements de version peuvent être réalisés directement dans la fenêtre d'article ou exécutés dans le cadre d'un processus Changement.

Changements de conception requis

Vous devez apporter certains changements à la conception pour implémenter le contrôle des versions des articles.

Pour en savoir plus sur les concepteurs, consultez le Guide du concepteur.

Pour activer le contrôle des versions des articles :
  1. Dans Concepteur d'objet, ouvrez l'objet Gestion des connaissances\Article et sélectionnez Article en haut de l'arborescence Attributs.
  2. Dans la grille Propriétés, configurez Effectue un contrôle de version ? sur True (Vrai), puis définissez Type de contrôle de version ? sur Contrôle des versions automatique ou sur Contrôle des versions géré, selon vos besoins.

Après avoir enregistré les changements apportés à ces propriétés, vous ne pouvez plus les changer.

  1. Cliquez sur Icône Enregistrer.

    L'objet est enregistré et vous pouvez à présent spécifier les attributs de l'article à placer sous contrôle des versions.
  2. Dans l'arborescence Attributs, sélectionnez l'attribut à mettre sous contrôle des versions. Ensuite, dans la grille des propriétés, définissez Attribut à version gérée sur Contrôle des versions activé.

    Par exemple, vous pouvez choisir de contrôler les versions des valeurs Description, Solution et Balises de mot-clé.

Vous ne pouvez pas contrôler les versions des attributs de collection.

  1. Répétez la procédure pour tous les autres attributs nécessaires, puis enregistrez les changements.

Vous devez apporter plusieurs autres changements à la conception pour tirer le meilleur parti du contrôle des versions des articles :

  • Utilisez Gestionnaire de fenêtre pour ajouter la collection Versions à la fenêtre Article, afin d'afficher les différentes versions de l'article.
  • Utilisez Gestionnaire de fenêtre pour créer une fenêtre pour l'objet Gestion des connaissances\Version de l'article, y compris les champs Rang, Numéro, État.Titre et les champs avec contrôle des versions.
    Sous Contrôle des versions automatique, définissez la propriété Niveau de protection de chacun des champs de la fenêtre Version de l'article sur ReadOnly (Lecture seule - Vous n'êtes pas autorisé à modifier directement une version et la configuration de cette valeur empêche les utilisateurs de tenter d'enregistrer des changements qui génèrent un message d'avertissement).
    Sous Contrôle des versions géré, configurez la propriété Niveau de protection des champs Numéro, Rang et État.Titre de la fenêtre Version de l'article sur ReadOnly (Lecture seule), puis configurez les champs avec contrôle des versions sur ReadWrite (Lecture-écriture).
    Cliquez ensuite sur l'action Rendre disponible dans Web Access. Cette valeur définit la fenêtre qui s'affiche lorsque l'utilisateur clique sur une ligne dans la collection Versions de la fenêtre d'article.
  • Dans Concepteur de requête et de rapport, créez une requête basée sur l'objet Gestion des connaissances\Version de l'article et incluant l'attribut Rang, les attributs avec contrôle des versions et l'attribut État.Titre.
    Dans Concepteur d'objet, sélectionnez cette requête dans le champ Requête par défaut pour l'objet Gestion des connaissances\Version de l'article. Cette valeur spécifie la colonne qui s'affiche dans la collection Versions de la fenêtre d'article.

Contrôle des versions automatique

Une fois que vous disposez d'un nouvel article avec contrôle des versions automatique, l'onglet Versions s'affiche au bas de la fenêtre. Chaque fois que vous enregistrez un changement qui met à jour un attribut avec contrôle des versions, le système crée une nouvelle version et affiche une nouvelle ligne dans l'onglet Versions.

Contrôle des versions géré à partir du processus Article

Un article géré peut avoir l'un des états suivants :

  • Futur(e) – Version de l'article planifiée ou en cours de préparation, mais pas encore utilisée
  • Actuel – Version de l'article actuellement utilisée
  • Précédent – Version de l'article qui n'est plus utilisée

Vous pouvez créer, définir et restaurer (rollback) des versions d'article géré directement depuis le processus Article. Il existe trois actions que vous pouvez ajouter à votre processus Article concernant le contrôle des versions :

Ajouter une version future – Affiche la fenêtre Version de l'article pour vous permettre de créer une version future de l'article basée sur la version actuelle.

Restaurer la version – Permet de restaurer (rollback) la version de l'article. La version Actuel devient la version Futur(e) et la version précédente la plus récente devient la version actuelle. Chaque fois que vous cliquez sur Restaurer la version, l'article est restauré (rollback) via la liste des versions Précédent et la fenêtre d'article est mise à jour en conséquence.

Définir la version actuelle – Affiche la boîte de dialogue Définir la version actuelle, qui contient la liste des versions futures de l'article. Seules les versions futures qui ne sont associées à aucun changement s'affichent. Cliquez sur la ligne de la version à rendre actuelle.

Contrôle des versions géré à partir du processus Changement

Vous pouvez gérer les versions d'un article directement depuis le processus Changement, à condition d'apporter des modifications supplémentaires à votre conception.

Pour effectuer les changements de conception nécessaires au contrôle des versions géré des articles depuis un processus Changement :
  1. Ajoutez les actions de contrôle des versions géré à votre processus Article comme indiqué à la section précédente.
  2. Ajoutez les actions Ajouter un article et Valider un article à votre processus Changement.
  3. Dans Concepteur de requête et de rapport, créez les requêtes suivantes en sélectionnant le bouton d'option Tout le monde dans la boîte de dialogue Nouvelle requête :

    4. Changement – Articles

    Objectif – Spécifie les colonnes affichées dans la collection Articles de la fenêtre Changement.

    Module – Gestion des changements

    Objet d'affaires – Changer l'article

    Attributs – Article.Description, autres attributs avec contrôle des versions

    Articles

    Objectif – Affiche les colonnes qui apparaissent dans les boîtes de dialogue Article du processus Changement ; aide les utilisateurs à trouver l'article voulu

    Module – Gestion des connaissances

    Objet d'affaires – Article

    Attributs – Description, autres attributs avec contrôle des versions

Les seuls articles que vous pouvez ajouter à un changement sont ceux dont l'état autorise l'ajout de versions futures via le processus Article. Vous pouvez ajouter un critère à votre requête Articles par défaut afin que seuls les articles possédant ce type d'état soient affichés. Pour en savoir plus sur la conception de requêtes, consultez le Guide du concepteur.

  1. Démarrez Concepteur d'objet et ouvrez l'objet Gestion des changements\Changer l'article.
  2. Dans la grille des propriétés, en regard de Requête par défaut, sélectionnez la requête Changement – Articles que vous venez de créer, puis cliquez sur Bouton Enregistrer.
  3. De même, sélectionnez la requête par défaut appropriée pour l'objet Article, puis enregistrez les changements.
  4. Utilisez Gestionnaire de fenêtre pour ajouter la collection Articles à la fenêtre Changement, puis cliquez sur Bouton Enregistrer.
    Les colonnes affichées dans l'onglet Articles correspondant sont celles spécifiées dans la requête par défaut Changement – Articles créée plus haut.
  5. Vérifiez qu'une version Web Access de la fenêtre est disponible.

Après avoir effectué ces opérations de conception, vous pouvez gérer les versions d'un article directement depuis un processus Changement.

Pour mettre à jour un article géré depuis un processus Changement :
  1. Dans la liste Actions du changement, cliquez sur Ajouter un article.
    La boîte de dialogue Ajouter un article s'affiche.
  2. Dans la liste Disponible(s), cliquez sur l'article à ajouter au changement.
    L'article est ajouté à la liste Sélectionné.

Cliquez sur un article dans la liste Sélectionné pour le supprimer de cette liste.

  1. Répétez l'opération pour ajouter d'autres articles selon vos besoins, puis cliquez sur OK.
    Le système crée une version future de chaque article soumis au contrôle des versions géré, et les articles s'affichent dans l'onglet Articles de la fenêtre Changement.

L'action Détacher l'article fonctionne de façon similaire, mais répertorie uniquement les articles rattachés au changement.

  1. Cliquez sur l'article géré dans l'onglet Articles.
    La fenêtre d'article s'affiche.
  2. Cliquez dans l'onglet Versions sur la ligne qui correspond à la version future créée par le changement.
    La fenêtre Version s'affiche et le numéro de version apparaît dans la barre de titre.
  3. Mettez à jour les attributs avec contrôle des versions, puis cliquez sur Enregistrer et fermer.
    La fenêtre Article réapparaît et la valeur mise à jour s'affiche dans l'onglet Versions.
  4. Cliquez sur Enregistrer et fermer dans la fenêtre d'article.
    La fenêtre Changement s'affiche.
  5. Dans la liste Actions du changement, cliquez sur Valider l'article.
    La boîte de dialogue Valider l'article s'affiche.
  6. Dans la liste Disponible(s), cliquez sur l'article à valider.
    L'article est ajouté à la liste Sélectionné.
  7. Répétez l'opération pour ajouter d'autres articles selon vos besoins, puis cliquez sur OK.
    Les versions futures des articles gérés associés au changement deviennent versions actuelles, et les versions actuelles deviennent versions précédentes.

Pour revenir à une version précédente d'un article, les meilleures pratiques consistent à utiliser un autre changement pour créer une nouvelle version future identique à la version précédente voulue.