Gestion des changements : Approvisionnement de bien

Le processus Approvisionnement de bien vous aide à gérer l'approvisionnement concernant un bien.

Ce processus comprend trois sections principales :

La première section du processus vous permet de journaliser la demande d'approvisionnement et d'obtenir l'approbation initiale.	La deuxième section gère l'achat du bien.	La section finale gère la configuration du bien.

Journalisation de la demande d'approvisionnement

Lors de la journalisation initiale d'une demande d'approvisionnement, vous devez fournir certaines informations concernant le bien à acheter, notamment l'élément requis et la raison de votre demande.

Lors de l'enregistrement de la demande d'approvisionnement, la tâche Approbation de demande d'approvisionnement est créée et automatiquement affectée au responsable de ligne qui a émis la demande.

Vous ouvrez la tâche d'approbation de la demande d'approvisionnement depuis l'arborescence Changement de la demande. Le gestionnaire de ligne peut alors approuver ou rejeter la demande. Si le gestionnaire de ligne rejette la demande, le changement est fermé, et l'intervenant de changement et le créateur sont informés. Si le gestionnaire de ligne approuve la demande, le changement passe à l'étape suivante du processus.

Achat du bien

Une fois la demande d'approvisionnement approuvée, vous pouvez acheter le bien.

Si l'élément est déjà en stock, cliquez sur l'action Élément en stock pour ignorer l'étape d'achat et passer directement à la configuration du bien.

Si l'élément n'est pas en stock, vous devez l'acheter. La première étape du processus consiste à enregistrer les détails des différents devis que vous avez reçus pour l'achat du bien.

La fenêtre Devis vous permet d'enregistrer les détails d'un devis envoyé par un fournisseur. La liste Devis obtenu de contient des valeurs issues du groupe Fournisseur de l'arborescence Gestion des utilisateurs du composant Administration.

Vous pouvez accéder aux devis ajoutés à la demande d'approvisionnement depuis l'arborescence Changement.

Lorsqu'un devis vous satisfait, vous pouvez créer une demande d'achat. La création de la demande d'achat provoque la création d'une nouvelle tâche (Approbation de demande d'achat) qui doit être terminée pour que la demande d'approvisionnement puisse progresser. La tâche Approbation de demande d'achat est affectée en fonction des paramètres que vous avez configurés précédemment. La demande d'achat peut être approuvée ou rejetée.

Traitement de la demande d'achat	Marche à suivre
Rejet	L'intervenant de changement est averti et la demande d'approvisionnement revient à l'état Devis obtenu, afin que vous puissiez demander d'autres devis.
Approbation	L'intervenant de changement est averti et le bon de commande peut être créé.

La fenêtre Créer un bon de commande vous permet d'enregistrer le numéro de bon de commande et de joindre le bon de commande.

Une fois le bon de commande créé, l'étape suivante consiste à confirmer la livraison du bien. Lorsque le bien a été livré, vous pouvez passer à la configuration de ce bien.

Configuration du bien

Certains biens n'ont besoin d'aucune configuration après leur achat, auquel cas vous devez achever le processus d'approvisionnement directement avec l'action Confirmer et fermer. Cette étape finale vous permet d'enregistrer toutes les informations finales concernant l'approvisionnement.

Toutefois, d'autres biens doivent être configurés pour que le processus d'approvisionnement soit terminé.

Si le bien nécessite une configuration et que l'élément est en stock, cliquez sur l'action Configuration requise ; si le bien a été acheté, cochez la case Configuration requise ? dans la fenêtre Confirmer la distribution. Ces deux événements ajoutent la tâche Configuration de bien, qui doit être terminée pour que vous puissiez achever le processus d'approvisionnement avec l'action Confirmer et fermer.

La tâche de configuration de bien est affectée au groupe Configuration de bien.

Une fois la configuration du bien terminée, un membre du groupe Configuration de bien ouvre la tâche de configuration de bien depuis l'arborescence Changement et clique sur Terminé.

Lorsque la tâche de configuration de bien est terminée, l'action Confirmer et fermer devient disponible pour vous permettre de terminer le processus d'approvisionnement.