Linee guida per lo sviluppo di nuovi processi
Prima di creare un nuovo processo, raccomandiamo di comprendere innanzitutto cosa si intende ottenere. I passaggi in basso forniscono linee guida per lo sviluppo di nuovi processi.
Il primo passaggio consiste nel tracciare il processo su carta, in modo da avere un'immagine visiva di ciò che si sta cercando di ottenere. Si sta utilizzando un processo manuale esistente che si conosce a fondo? È possibile introdurre miglioramenti al processo manuale? Raccomandiamo di parlare con le persone che effettuano tali attività su base quotidiana per conoscere il loro punto di vista. Sono fondamentali per una corretta distribuzione dei nuovi processi.
Il passaggio successivo consiste nel suddividere in fasi il processo.
- Quali sono le fasi richieste per passare dallo stato Inizio allo stato Fine?
- In ciascuna fase del processo, pensare alle informazioni che dovranno essere acquisite nel processo.
Le domande seguenti possono aiutare a comprendere ciò che si intende ottenere. - Sono già disponibili gli oggetti business, gli attributi e le relazioni richiesti? In caso contrario, è possibile adattare quelli esistenti o è necessario crearne di nuovi?
- Quali finestre si desidera che vengano visualizzate dagli utenti? Si dispone di finestre esistenti in grado di adattarsi al processo o sarà necessario crearne di nuove?
- Gli utenti necessitano di visualizzare una finestra (al fine di fornire più informazioni, ad esempio), oppure possono fare clic su un'istanza azione nell'elenco Azioni per confermare il completamento di un'azione, al fine di far progredire il processo?
- Chi deve completare tali fasi; quali assegnazioni sono richieste? Si è stabilito a chi si desidera assegnare il processo? Nell'esempio utilizzato in questo capitolo, ciascuna assegnazione di processo è destinata al reparto Risorse umane. Tale reparto supervisiona il processo, assicurandosi che ogni attività venga completata e che tutte le condizioni siano rispettate. Si è pensato a un ruolo specifico per la supervisione di tale processo, a un gruppo o a un utente specifico? È possibile specificare tutti questi elementi o nessuno di essi.
Se gli oggetti business e le finestre standard non si adattano ai propri requisiti per il nuovo processo, è consigliabile crearli anticipatamente. È possibile indicare che una determinata finestra venga utilizzata per un dato processo. Ad esempio, si potrebbe disporre di due processi diversi, per i quali specificare finestre di avvio differenziate. Per informazioni sulla creazione di oggetti business, vedere Oggetti business.