受信電子メールの件名にどのキーワードが表示されている場合にプロセスの更新やステータス レポートの生成が実行されるかを定義できます。

[担当者] タイプのユーザは、インシデントまたはその他のプロセスを登録するには、管理コンポーネントを使用してプライマリ グループに設定されていなければなりません。

受信電子メールの件名行のキーワードを定義するには:

1. [件名キーワード設定] グループで、受信電子メールに常に表示され、プロセスの更新またはステータス レポートの生成を実行するキーワードを入力します。
   件名行で記号を使用する場合は、構文が正しいことを確認してください。たとえば、キーワード設定でスペースをコロンの前に配置する場合は、スペースが受信電子メール メッセージのコロンの前に表示されなければなりません。構文が異なると、既存のプロセスが更新されず、新しいプロセスが記録されてしまいます。

2. をクリックして、新しい設定を保存します。
   この時点から、受信するすべての電子メールに対して、新しい設定が適用されます。

受信電子メールの件名にキーワードが含まれている場合、システムは件名の先頭に示されている番号を使用してプロセスを特定します。
[「更新」キーワード] を「更新:」に設定すると、件名が「更新: 33」の電子メールは ID 33を持つマップされたプロセスを更新し、件名が「RE: テスト678更新: 33」の電子メールは ID 678を持つマップされたプロセスを更新します。
[「ステータス」キーワード] を「ステータス:」に設定する場合、「ステータス: 33 」が件名行に含まれる電子メールは、受信電子メールが提出者ユーザから送信された場合、ID 33 のプロセスのステータス レポートを返します。件名がステータス: (ID 指定なし) の電子メールは、ユーザに対し、そのユーザが提出者であるすべてのプロセスに関するステータス レポートを返します。ステータス レポートは、[電子メール セットアップ] ツリーの [レポート] ブランチで設定します。この値は、[AutoEmailReport.rpt] に設定します。

受信電子メールへの応答として送信される、Mail が正常に作成、更新、またはプロセスのステータスを変更したことを確認する電子メールを設定できます。これらの返信メッセージは、メール ボックスに関係なく、すべての受信メールで共通です。

次の返信メッセージを作成できます。

作成/更新成功 – 電子メールが正常に作成されたとき、またはプロセスが正常に更新されたときに送信されます。

一般的な作成/更新エラー – 電子メールの作成またはプロセスの更新が失敗したときに送信されます。

権限のない処理 – 電子メールが、特定の処理を実行する権限のないユーザからのものである場合に送信されます。

プロセス利用不可能 – 特定のビジネス関数がプロセスに存在しないため、プロセスで処理できない場合に送信されます。たとえば、プロセスに「メモを追加」機能がないときに、メモを追加しようとした場合です。

無効なプロセス識別子 – 指定された参照番号がどのレコードとも一致しない場合に送信されます。

データ [プレースホルダ] を返信メッセージに挿入することもできます。プレースホルダは属性コードであり、データ ソース内の関連するレコードに含まれる個別の情報を挿入することで、返信電子メールをカスタマイズできます。

返信メッセージには、次のプレースホルダを含めることができます。

{ACTION} – 受信電子メールによって生成された、要求された処理。

{IDENTIFIER} – 参照番号のプロセス。

{PROCESS} – 受信電子メールが影響するプロセスの名前。

電子メールを HTML で送信したい場合は、ある程度 HTML 形式についての知識が必要です。深い経験は必要ありませんが、少なくとも基本は理解しておくことをお勧めします。例:電子メールを送信していただきどうもありがとうございました。{PROCESS} は次の ID で登録されました。<STRONG>{IDENTIFIER}</STRONG>。ここでは、「ID」が太字になります。

処理設定の返信メッセージを設定するには:

1. [返信メッセージ] グループ ボックスで、受信メールによって実行された処理に対して送信するメッセージを入力します。
   
   これらのメッセージは、メール ボックスに関係なく、すべての受信メールに対して送信されます。
2. 必要に応じて、プレースホルダを含めます。
3. をクリックして、新しい返信メッセージを保存します。
   この時点から、受信するすべての電子メールに対して、新しい設定が適用されます。

メール システムでは、毎日大量の電子メールを受信する場合があります。このようなメッセージをプロセスに含める必要はありません。無視する特定の件名を指定できます。

無視する件名を指定するには:

1. [無視する件名] グループ ボックスで、[追加] をクリックします。
   [無視する件名] ダイアログが表示されます。
2. 任意の件名を入力して、[OK] をクリックします。
   件名が [無視する件名] リストに表示されます。
3. 必要に応じてこの手順を繰り返します。

件名を削除するには、リストの件名を選択し、[削除] をクリックします。

Mail に特定の件名を無視させる場合と同じように、特定の電子メール アドレスからの電子メールが無視されるように指定できます。

無視する電子メール アドレスを指定するには:

1. [無視する電子メール アドレス] グループ ボックスで、[追加] をクリックします。
   
   [無視する電子メール アドレス] ダイアログが表示されます。
2. 任意の電子メール アドレスを入力して、[OK] をクリックします。
3. 必要に応じてこの手順を繰り返します。

電子メール アドレスを削除するには、リストの電子メール アドレスを選択し、[削除] をクリックします。

ユーザが自動電子メールに応答することによって問題が引き起こされる場合があります。これは、それ以降の件名に RE: などの接頭語が付いて複雑になるためです。この問題に対処するための方法の1つは、「応答なし」電子メール ボックスを使用して応答メッセージを送信し、適切な更新またはステータスの件名を作成する mailto リンクが含まれるように応答メッセージを構成することです。

たとえば、インシデントを更新する電子メールを送信するには、次のようなリンクを含めます。

<a href="mailto:[email protected]?Subject=Update: {Id}">