Wytyczne dotyczące projektowania nowych procesów

Zaleca się, aby przed utworzeniem nowego procesu, dokładnie zrozumieć, do czego ma on doprowadzić. Poniższe kroki stanowią wytyczne dotyczące opracowywania nowych procesów.

Pierwszym krokiem jest rozrysowanie procesu na papierze, tak aby unaocznić sobie, co ma zostać osiągnięte. Czy korzysta się z istniejących procesów ręcznych, które są dobrze znane? Czy można udoskonalić ten proces ręczny? Dobrze jest porozmawiać na ten temat z osobami, które wykonują te zadania w swojej codziennej pracy, i wsłuchać się w ich opinie. Uwagi te są kluczowe dla pomyślnego wdrożenia nowych procesów.

Kolejny krok polega na wydzieleniu poszczególnych etapów procesu.

• Jakie etapy są wymagane, aby dostać się od stanu Początek do stanu Koniec?
• Na każdym etapie procesu należy przemyśleć, jakie informacje należy uzyskać w procesie.
  Poniższe pytania ułatwią określenie, jaki efekt końcowy należy osiągnąć.
• Czy dostępne są wymagane obiekty biznesowe, atrybuty i relacje? Jeśli nie, to czy można przystosować istniejące, czy konieczne jest utworzenie nowych?
• Jakie okna powinni widzieć użytkownicy? Czy istnieją już okna, które można dostosować do procesu, czy konieczne jest utworzenie nowych?
• Czy użytkownicy muszą widzieć okno (na przykład aby wprowadzić dodatkowe informacje), czy wystarczy kliknięcie instancji działania na liście Działania w celu potwierdzenia, że działanie zostało wykonane i można kontynuować wykonywanie procesu?
• Kto musi wykonywać te czynności i jakie przypisania są niezbędne? Czy wiadomo, komu należy przypisać dany proces? W przykładzie przedstawionym w tym rozdziale każdy proces jest przypisany do działu kadr. Dział kadr nadzoruje proces, dbając o to, aby wszystkie zadania zostały zakończone, a wszystkie warunki były spełnione. Czy można określić konkretną rolę, grupę lub użytkownika, który powinien nadzorować dany proces? Można określić dowolną z powyższych możliwości lub wszystkie.

Jeśli standardowe obiekty biznesowe i okna nie spełniają wymagań dotyczących nowego procesu, dobrze jest utworzyć je wcześniej. Można wskazać, że określone okno jest używane na potrzeby konkretnego procesu. Na przykład w przypadku dwóch różnych procesów możne określić dla nich różne okna startowe. Informacje na temat tworzenia obiektów biznesowych można znaleźć w sekcji Obiekty biznesowe.