Zarządzanie zmianami: Zaopatrzenie w zasoby

Proces Zaopatrzenie w zasoby ułatwia zarządzanie zaopatrzeniem w zasoby.

Ten proces składa się z trzech głównych sekcji:

W pierwszej sekcji procesu można zarejestrować wniosek o zaopatrzenie i uzyskać wstępne zatwierdzenie.	W drugiej sekcji realizowane jest pozyskiwanie zasobu.	W ostatniej sekcji realizowana jest konfiguracja zasobu.

Rejestrowanie wniosku o zaopatrzenie

Podczas pierwszego rejestrowania nowego wniosku o zaopatrzenie do użytkownika kierowana jest prośba o udostępnienie pewnych informacji o zasobie, którego dotyczy wniosek. Informacje te obejmują określenie potrzebnego elementu oraz przyczynę wniosku.

Po zapisaniu wniosku o zaopatrzenie tworzone jest zadanie Zatwierdzenie wniosku dotyczącego zaopatrzenia, które zostaje automatycznie przypisane do przełożonego użytkownika składającego wniosek.

Zadanie Zatwierdzenie wniosku dotyczącego zaopatrzenia otwiera się z poziomu drzewa zmian związanego z wnioskiem o zaopatrzenie. Przełożony może wniosek zatwierdzić albo odrzucić. Jeśli przełożony odrzuca wniosek, zmiana zostaje zamknięta i informowani są o tym dysponent zmiany oraz osoba zgłaszająca. Jeśli nastąpi zatwierdzenie wniosku, zmiana przechodzi do kolejnego etapu procesu.

Pozyskiwanie zasobu

Po zatwierdzeniu wniosku o zaopatrzenie można pozyskać zasób.

Jeśli element jest już w magazynie, należy kliknąć działanie Element w magazynie, aby pominąć etap zakupu i przejść bezpośrednio do konfigurowania zasobu.

Jeśli elementu nie ma w magazynie, trzeba go zakupić. Pierwszym krokiem jest zarejestrowanie szczegółów wszystkich ofert dotyczących danego zasobu.

Okno Oferta cenowa pozwala zarejestrować szczegóły oferty określonego dostawcy. Lista Uzyskano ofertę cenową od zawiera wartości pochodzące z grupy Dostawca w drzewie Zarządzanie użytkownikami dostępnym w komponencie Administracja.

Dostęp do ofert dodanych do wniosku o zaopatrzenie można uzyskać z poziomu drzewa zmian.

Po wybraniu satysfakcjonującej oferty można złożyć zamówienie zakupu. Złożenie zamówienia zakupu powoduje utworzenie nowego zadania — Zatwierdzenie zamówienia zakupu — które musi zostać wykonane, aby można było kontynuować wniosek o zaopatrzenie. Zadanie Zatwierdzenie zamówienia zakupu zostaje przypisane podczas jego wcześniejszego konfigurowania. Zamówienie zakupu może zostać odrzucone lub zatwierdzone.

Jeśli zamówienie zakupu zostaje...	W celu...
odrzucone,	zostaje o tym powiadomiony dysponent zmiany, a wniosek dotyczący zaopatrzenia wraca ze stanem Uzyskano ofertę cenową, aby można było uzyskać nowe oferty.
zatwierdzone,	zostaje o tym powiadomiony dysponent zmiany i można zgłosić zlecenie zakupu.

Okno Zgłoszenie zlecenia zakupu umożliwia zarejestrowanie numeru zlecenia zakupu oraz dołączenie zlecenia zakupu.

Kolejnym etapem po zgłoszeniu zlecenia zakupu jest potwierdzenie dostawy zasobu. Po dostarczeniu zasobu można przejść do jego konfigurowania.

Konfigurowanie zasobu

Niektóre zasoby nie wymagają żadnej konfiguracji po pozyskaniu. W takiej sytuacji proces Zaopatrzenie można zakończyć bezpośrednio za pomocą działania Potwierdź i zamknij. Ten ostatni etap umożliwia zarejestrowanie końcowych informacji o zaopatrzeniu.

Inne zasoby wymagają jednak konfiguracji, zanim możliwe będzie zakończenie procesu Zaopatrzenie.

Jeśli zasób wymaga konfiguracji i był elementem znajdującym się w magazynie, należy kliknąć działanie Wymagana konfiguracja. Jeśli zasób został zakupiony, należy zaznaczyć pole wyboru Wymagana konfiguracja? w oknie Potwierdź dostawę. Obydwa te zdarzenia powodują dodanie zadania Konfiguracja zasobu, które musi zostać wykonane, aby można było zakończyć proces Zaopatrzenie za pomocą działania Potwierdź i zamknij.

Zadanie Konfiguracja zasobu zostaje przypisane do grupy Konfiguracja zasobu.

Po zakończeniu konfigurowania zasobu członek grupy Konfiguracja zasobu otwiera zadanie Konfiguracja zasobu w drzewie zmian i klika opcję Zakończone.

Po zakończeniu zadania Konfiguracja zasobu dostępne staje się działanie Potwierdź i zamknij, które umożliwia zakończenie procesu Zaopatrzenie.