Типовые компоненты процессов
Каждый процесс может иметь различные компоненты, что зависит от требований к процессу и условий в вашей организации. Далее описываются некоторые общие компоненты. В ваших процессах могут использоваться некоторые или все эти компоненты. Действия для добавления этих компонентов могут быть недоступны для всех состояний в процессе, и также требуемые привилегии могут быть недоступны для всех аналитиков.
Примечания – Примечания предлагают удобный способ добавления информации в процесс или в один из его компонентов при его выполнении от регистрации до закрытия. Обычно примечание не оказывают воздействия на текущее состояние процесса. Вы можете вложить любое число примечаний в один процесс или в компонент процесса.
Вложения – Вы можете включить в процесс любой тип вложений, например, электронную таблицу, текстовый документ или файл изображения. Для вложения файла его можно открыть на вкладке "Вложения" или в окне "Процесс". Вы можете вложить любое число файлов в один процесс.
Вы можете ограничить типы файлов, которые пользователи могут включать в процессы посредством конфигурации белых списков. Это может помочь предотвратить использование потенциально вредоносных файлов, например, загрузку исполняемых файлов. Для получения дополнительной информации см. раздел Создание экземпляра.
Для просмотра файлов вложения нужно иметь соответствующее приложение. Файлы размером более 1 или 2 МБ рекомендуется хранить в определенном каталоге и поместить их путь в имя вложения. Максимальный размер файла вложения - 4 МБ.
Когда вы загружаете файлы с именами, содержащими многобайтовые символы (например, японские или китайские буквы), на устройствах iOS и в некоторых браузерах настольных систем, имена файлов будут отображаться поврежденными. Мы рекомендуем избегать наименования файлов с помощью многобайтовых символов, когда используете приложение Web Access.
Задачи – Если в процесс входит ряд действий, процесс может быть разделен для использования одной или нескольких задач. Задачи содержат действия, которые должны быть выполнены до закрытия процесса - обычно процессы создаются таким образом, чтобы их нельзя было разрешить, пока не будут выполнены все задачи. Задачи - это подпроцессы главного процесса.
Задача может быть назначена только одному аналитику, группе или роли в данный момент времени. Если процесс содержит множество задач, каждая из них может быть назначена для различных лиц.
Вы можете добавлять примечания в задачи. Примечания для задач используются отдельно и отличаются от примечаний, находящихся в процессе. Примечания задач обычно используются для описания результатов анализа проблемы и действий диагностики, которые встроены в задачи.
Напоминания – Во время выполнения процесса очень часто вам или другому аналитику требуется напомнить что-либо, например, позвонить пользователю, открыть задачу в определенное время или принять участие в собрании. Используя напоминания, вы можете отправлять сообщение лично себе или другим аналитикам, которое будет отображаться в определенный день и время. Для отображения напоминания нет необходимости видеть сам процесс.
Помните однако, что напоминания не подменяют систему управления уровнями обслуживания.
Для получения информации об управлении уровнями обслуживания см. раздел Управление уровнями обслуживания и уровни реакции.
Напоминания относятся к процессам – вы можете иметь любое число напоминаний, связанных с одним процессом, и также можно установить напоминание для любого числа лиц, групп или ролей.
Вы можете отправлять оповещения выбранным лицам, чтобы известить их о том, кому из них назначен процесс, установив для этого соответствующий параметр:
- Аналитик, ответственный за процесс (назначенное лицо).
- Лицо, зарегистрировавшее процесс (оригинатор).
- Пользователь, связанный с процессом.