入站电子邮件操作设置
- 启动邮件组件 ()。
- 在电子邮件设置树上,展开入站电子邮件文件夹,然后双击操作设置。
出现“操作设置”窗口。
可通过“操作设置”窗口管理入站电子邮件引发的操作,包括:
可以定义在更新进程或生成状态报告时,入站电子邮件主题行中必须显示的关键字。
联系人类型的用户必须使用管理组件设置主要组,然后才能记录事件或其他进程。
要定义入站电子邮件主题行的关键字:
- 在主题关键字设置组中,键入必须出现在入站电子邮件主题行的关键字,以更新流程或生成状态报告。
如果在主题行中使用符号,则确保语法相同:也就是如果在关键字设置的冒号前有一个空格,则这个空格必须出现在传入电子邮件消息的冒号前。如果语法不同,则会记录新“流程”,而不是更新现有“流程”。
- 单击 保存新设置。
从现在开始,只要有传入电子邮件,新设置就会生效。
如果入站电子邮件的主题行中包含某个关键字,系统会使用主题行中显示的第一个编号来识别进程。
如果将“更新”关键字设置为更新:,主题行包含更新:33 的电子邮件将更新 ID 为 33 的映射进程,主题行包含回复:测试 678 更新:33 的电子邮件将更新 ID 为 678 的映射进程。
如果将 'Status' 关键字设置为 Status:,附带主题行 Status:33 将会向用户返回 ID 为 33 的流程的状态报告,前提是入站邮件的发件人为提交用户。对于用户为“提升用户”的进程,包含主题行状态:(未指定 ID)的电子邮件将向用户返回所有进程的状态报告。的电子邮件(未指定 ID)会将用户为“提交用户”的所有流程的状态报告返回给用户。状态报告通过电子邮件设置树的报告分支设置。将此设置为 AutoEmailReport.rpt。
可以设置在回复入站电子邮件时发送的电子邮件,以确认邮件已成功创建进程、更新进程或更改进程的状态。这些回复消息通用于所有入站电子邮件,而不管是哪个邮箱。
可以创建以下回复消息:
无权限操作 – 电子邮件来自无权继续进行特定操作的人员时发送。
流程不可用 – 由于流程中不存在特定业务功能而导致流程无法识别它时,发送该消息。例如,如果在流程没有添加注释功能时尝试添加注释。
还可以将数据占位符插入回复消息。占位符是可以自定义响应电子邮件内容的属性代码,方法是在数据源中插入来自相关记录的单独信息。
回复消息可以包含以下任意类型的数据占位符:
{IDENTIFIER} – 流程参考编号。
{PROCESS} – 入站电子邮件影响的流程的名称。
如果要以 HTML 格式发送电子邮件,则需要了解一些 HTML 格式设置。无需具备丰富的经验,但是至少应该有基本的了解。例如:感谢您发来的电子邮件。已记录您的 {PROCESS},ID 如下:<STRONG>{IDENTIFIER}</STRONG>。这将使“标识符”以粗体显示。
要为“操作设置”设置回复消息:
- 在回复消息组框中,键入要响应入站电子邮件引发的操作而发送的消息。
这些消息会发送到所有入站电子邮件,而不管是哪个邮箱。 - 必要时使用占位符。
- 单击 保存回复消息。
从现在开始,只要有传入电子邮件,新设置就会生效。
如果用户回复自动电子邮件,可能会造成麻烦,因为后续电子邮件的主题行会因为添加回复:等前缀而变得复杂。解决此问题的一种方法是使用“无回复”电子邮件框来发送回复消息,同时将回复消息配置为包括 mailto 链接,以创建相应的更新或状态主题行。
例如,要发送用于更新事件的电子邮件,可以包括这样的链接:
<a href="mailto:[email protected]?Subject=Update: {Id}">