可以定义在更新进程或生成状态报告时，入站电子邮件主题行中必须显示的关键字。

联系人类型的用户必须使用管理组件设置主要组，然后才能记录事件或其他进程。

要定义入站电子邮件主题行的关键字：

1. 在主题关键字设置组中，键入必须出现在入站电子邮件主题行的关键字，以更新流程或生成状态报告。
   如果在主题行中使用符号，则确保语法相同：也就是如果在关键字设置的冒号前有一个空格，则这个空格必须出现在传入电子邮件消息的冒号前。如果语法不同，则会记录新“流程”，而不是更新现有“流程”。

2. 单击 保存新设置。
   从现在开始，只要有传入电子邮件，新设置就会生效。

如果入站电子邮件的主题行中包含某个关键字，系统会使用主题行中显示的第一个编号来识别进程。
如果将“更新”关键字设置为更新：，主题行包含更新：33 的电子邮件将更新 ID 为 33 的映射进程，主题行包含回复：测试 678 更新：33 的电子邮件将更新 ID 为 678 的映射进程。
如果将 'Status' 关键字设置为 Status:，附带主题行 Status:33 将会向用户返回 ID 为 33 的流程的状态报告，前提是入站邮件的发件人为提交用户。对于用户为“提升用户”的进程，包含主题行状态：（未指定 ID）的电子邮件将向用户返回所有进程的状态报告。的电子邮件（未指定 ID）会将用户为“提交用户”的所有流程的状态报告返回给用户。状态报告通过电子邮件设置树的报告分支设置。将此设置为 AutoEmailReport.rpt。

可以设置在回复入站电子邮件时发送的电子邮件，以确认邮件已成功创建进程、更新进程或更改进程的状态。这些回复消息通用于所有入站电子邮件，而不管是哪个邮箱。

可以创建以下回复消息：

成功创建/更新 – 成功创建电子邮件或成功更新进程时发送。

常规创建/更新失败 – 电子邮件未能创建或更新进程时发送。

无权限操作 – 电子邮件来自无权继续进行特定操作的人员时发送。

流程不可用 – 由于流程中不存在特定业务功能而导致流程无法识别它时，发送该消息。例如，如果在流程没有添加注释功能时尝试添加注释。

进程标识符无效 – 提供的参考编号不匹配任何记录时发送。

还可以将数据占位符插入回复消息。占位符是可以自定义响应电子邮件内容的属性代码，方法是在数据源中插入来自相关记录的单独信息。

回复消息可以包含以下任意类型的数据占位符：

{ACTION} – 由入站电子邮件生成的请求的操作。

{IDENTIFIER} – 流程参考编号。

{PROCESS} – 入站电子邮件影响的流程的名称。

如果要以 HTML 格式发送电子邮件，则需要了解一些 HTML 格式设置。无需具备丰富的经验，但是至少应该有基本的了解。例如：感谢您发来的电子邮件。已记录您的 {PROCESS}，ID 如下：<STRONG>{IDENTIFIER}</STRONG>。这将使“标识符”以粗体显示。

要为“操作设置”设置回复消息：

1. 在回复消息组框中，键入要响应入站电子邮件引发的操作而发送的消息。
   
   这些消息会发送到所有入站电子邮件，而不管是哪个邮箱。
2. 必要时使用占位符。
3. 单击 保存回复消息。
   从现在开始，只要有传入电子邮件，新设置就会生效。

邮件系统每天可能收到数百封电子邮件，并非所有消息都需要成为流程的一部分。可以指定要忽略的特定主题。

要指定要忽略的主题：

1. 在要忽略的主题组框中，单击添加。
   出现“要忽略的主题”对话框。
2. 键入所需的主题，然后单击确定。
   该主题出现在“要忽略的主题”列表中。
3. 根据需要重复上述步骤。

要删除主题，可在列表中将其选中，然后单击删除。

可以通过与希望邮件忽略特定主题时所用方式相同的方式，指定忽略来自特定电子邮件地址的任何电子邮件。

要指定要忽略的电子邮件地址：

1. 在要忽略的电子邮件地址组框中，单击添加。
   
   出现“要忽略的电子邮件地址”对话框。
2. 键入所需的电子邮件地址，然后单击确定。
3. 根据需要重复上述步骤。

要删除电子邮件地址，可在列表中将其选中，然后单击删除。

如果用户回复自动电子邮件，可能会造成麻烦，因为后续电子邮件的主题行会因为添加回复：等前缀而变得复杂。解决此问题的一种方法是使用“无回复”电子邮件框来发送回复消息，同时将回复消息配置为包括 mailto 链接，以创建相应的更新或状态主题行。

例如，要发送用于更新事件的电子邮件，可以包括这样的链接：

<a href="mailto:[email protected]?Subject=Update: {Id}">