Report Designer

Es gibt Situationen, in denen Sie Ihre Abfrage in Form eines Reports bereitstellen müssen, beispielsweise wenn ein Manager, der keinen Zugriff auf Service Desk oder Asset Manager hat, Informationen benötigt.Grundsätzlich bietet ein Report die Möglichkeit, die Ergebnisse einer Abfrage in einer Form darzustellen, die überschaubar und leicht lesbar ist. Sie werden im HTML-Format erstellt, so dass sie einfach zu verteilen sind und von jedem eingesehen werden können, der über einen Browser verfügt. So könnten Sie sie beispielsweise problemlos auf Ihrem Intranet veröffentlichen, als Anhänge von E-Mails versenden usw.

Reports erstellen

Sie haben zwei Möglichkeiten, Reports zu erstellen. So kann der Report zum einen auf einer vorhandenen Abfrage basieren. Er kann aber auch ganz neu erstellt werden.

Wenn Sie über die erforderlichen Kenntnisse zur Erstellung von Abfragen verfügen, können Sie auch problemlos einen Report erstellen. Sie wählen einfach die Attribute, Kriterien usw. im Report Designer genau so, wie Sie es bei der Erstellung von Abfragen tun.

Wenn Ihr Report nicht auf einer vorhandenen Abfrage basieren soll, können Sie einen Report auch ganz neu erstellen. Die Vorgehensweise ist die gleiche wie bei der Erstellung einer Abfrage, d. h. Sie fügen nach Bedarf Attribute und Kriterien hinzu und sortieren ggf. die Daten.

So erstellen Sie einen neuen Report:
  1. Klicken Sie im Query und Report Designer in der Liste Aktionen auf Neuer Report.
    Das Dialogfeld „Neuer Report“ wird aufgerufen.

Sie können einen Report aber auch auf der Basis einer bestehenden Abfrage erstellen, indem Sie mit der rechten Maustaste zunächst auf die entsprechende Abfrage klicken und dann auf Report von der Abfrage erstellen klicken.
Das Dialogfeld „Report erstellen“ wird angezeigt, wobei im Titelfeld der Name der Abfrage steht.

  1. Geben Sie einen Titel und eine Beschreibung für Ihren Report ein und wählen Sie dann das Modul und das Geschäftsobjekt, auf dem der Report basieren soll.
  2. Wählen Sie, falls erforderlich, die Shortcut-Gruppe, der Sie den Report hinzufügen wollen.
  3. Geben Sie an, ob dieser Report nur für Sie oder für alle verfügbar sein soll, und klicken Sie dann auf OK.
    Der Report Designer wird aufgerufen.
  4. Doppelklicken Sie im Baum Attribute auf die Attribute, die Ihren Report bilden sollen, und verschieben Sie sie so auf die Liste Ausgewählte Attribute.

Um ein Attribut aus der Liste Ausgewählte Attribute zu entfernen, klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf und klicken Sie dann auf Entfernen.
Um alle Attribute zu entfernen, klicken Sie auf Alle entfernen.
Um die Anordnung der Spalten zu ändern, die im Listenbereich erscheinen, markieren Sie die Spalte und ziehen Sie sie an die gewünschte Position.

  1. Doppelklicken Sie in derselben Weise auf die entsprechenden Attribute aus den Sammlungen.

Wenn Sie ein Attribut von einer Sammlung in die Liste Ausgewählte Attribute ziehen und dort ablegen und es sich dabei um das erste Attribut aus dieser Sammlung handelt, wird neben der Registerkarte Vorschau eine neue Registerkarte erstellt. Alle weiteren Sammlungsattribute, die Sie zur Liste Ausgewählte Attribute hinzufügen, erscheinen dann auf der entsprechenden Registerkarte.

  1. Sortieren und ordnen Sie die Attribute je nach Bedarf. Wenn Ihr Report gruppiert werden soll, müssen Sie mindestens eine Sortierfolge angeben.
  2. Klicken Sie auf Weiter.
    Die Seite „Reportgruppierungen“ wird aufgerufen.

Wenn der Report gruppiert werden soll, müssen Sie mindestens eine Sortierfolge angeben. Das Gruppieren erfolgt hierarchisch, d. h. Sie können nicht auf der Basis des letzten Attributs gruppieren, ohne alle vorherigen Attribute ausgewählt zu haben. Wenn Sie nach einem ganz bestimmten Attribut sortieren wollen, müssen Sie sich zuerst vergewissern, dass die Attribute in der korrekten Sortierfolge sind.

  1. Wählen Sie nach Bedarf die Attribute, nach denen Sie den Report gruppieren wollen, und klicken Sie dann auf Weiter.
    Die Seite „Kriterien“ wird angezeigt.
  2. Ziehen Sie das gewünschte Attribut, für das Sie Kriterien angeben wollen, auf die aktuelle Kriterienliste und vervollständigen Sie die Angaben.
    Kriterien für einen Report werden auf die gleiche Weise angegeben wie für eine Abfrage. Weitere Informationen zur Angabe von Kriterien finden Sie unter Kriterien für Ihre Abfrage erstellen.
  3. Klicken Sie auf Weiter.
  4. Nehmen Sie ggf. Änderungen an den allgemeinen Einstellungen für den Report vor und klicken Sie dann auf Fertig stellen.
    Sie werden aufgefordert, den Report zu speichern.

Wenn Sie Ihrem Report das erste Mal ein Attribut hinzufügen, erscheinen die Daten in der Reihenfolge, in der sie ursprünglich in die Datenbank eingegeben wurden. Wenn sie in einem logisch aufgebauten Format angezeigt werden, sind sie wesentlich leichter zu finden und auszuwerten. Das könnte beispielsweise eine Liste mit Kunden sein, die nach Namen oder Land sortiert ist.

Zum Sortieren von Daten müssen zwei Angaben gemacht werden:

  • Das Attribut, auf dem der Sortiervorgang basieren soll
  • Die Sortierrichtung – entweder aufsteigend oder absteigend

Sie können die Daten in Ihrem Report entweder in aufsteigender oder in absteigender Sortierfolge anordnen.

  • Aufsteigend – vom Niedrigsten zum Höchsten (1 bis 9, A bis Z, Falsch bis Wahr). Ihr Report Designer sortiert die Datensätze in aufsteigender Sortierfolge auf der Grundlage der Werte in dem von Ihnen gewählten Sortierattribut.
  • Absteigend – vom Höchsten zum Niedrigsten (9 bis 1, Z bis A, Wahr bis Falsch). Ihr Report Designer sortiert die Datensätze in absteigender Sortierfolge auf der Grundlage der Werte in dem von Ihnen gewählten Sortierattribut.

Sie können nach Bedarf mehr als eine Spalte wählen, um Ihre Daten zu sortieren. Sie können Ihren Report nach jeder beliebigen Spalte sortieren, mit Ausnahme der Spalten, die Volltext enthalten, beispielsweise Details.

Wenn der Report gruppiert werden soll, müssen Sie mindestens eine Sortierfolge angeben.

In vielen Reports müssen Sie die Daten in Gruppen aufgliedern, damit sie leichter zu lesen und zu verstehen sind. So könnte z. B. eine Kundenliste aus einer Gruppe bestehen, in der alle Kunden aus der gleichen Region kommen. In einem Call-Report wäre z. B. eine Gruppe denkbar, in der alle Aufträge vom gleichen Kunden stammen usw.

Sie gruppieren Ihren Report über den Zweig Gruppieren im Baum Report.

Das Gruppieren erfolgt hierarchisch, d. h. Sie können nicht auf Basis des letzten Attributs gruppieren, ohne alle vorherigen Attribute ausgewählt zu haben.

Sie können die allgemeinen Einstellungen für jeden Report über den Zweig Allgemein auf dem Baum Report konfigurieren.

Dazu gehört:

  • Der Reporttitel – Er erscheint als Titel über dem Report. Sie können angeben, dass der Titel auf jeder Seite des Reports wiederholt werden soll.
  • Der Reportstil – Hier werden Schriftart und die allgemeine Darstellung des Reports festgelegt. Es stehen drei CSS-Stile (Cascading Style Sheets /*.css) zur Verfügung, die bestimmen, wie der Report dargestellt wird. Das sind: ReportSmall.css, ReportMedium.css und ReportLarge.css. Sie sind im Ordner Programme\LANDesk\LANDesk Service Desk gespeichert. Die Hauptunterschiede zwischen diesen Format- und Stilvorlagen liegt in den verwendeten Schriftgraden. Wenn Sie mit der Bearbeitung von Formatvorlagen vertraut sind, können Sie sie Ihren Gestaltungswünschen entsprechend ändern und haben damit eine noch größere Kontrolle über die Darstellung Ihrer Reports.

Die mit diesen Reports verwendeten Formatvorlagen sind auf jedem Computer lokal gespeichert. Wenn Sie mit dem Ändern von Formatvorlagen vertraut sind, können Sie die Darstellung Ihrer Informationen in den Reports noch weiter bestimmen. Da sie jedoch lokal gespeichert sind, werden nur Sie allein die vorgenommenen Änderungen in Ihrem Report sehen können. Der Query und Report Designer verwendet Formatvorlagen anders als Webseiten Cascading Style Sheets verwenden. Der Report Designer übernimmt die Informationen bei jeder Erstellung eines Reports von der Formatvorlage und fügt sie dem Report hinzu, statt den Report und die Formatvorlage dynamisch miteinander zu verknüpfen. Das bedeutet, dass sich Änderungen an der Formatvorlage anschließend auf allen Reports widerspiegeln, das Erscheinungsbild vorhandener Reports jedoch unverändert bleibt.

  • Wie häufig die Ergebnisliste aktualisiert wird
  • die Angabe, ob Elemente angezeigt werden sollen, die widerrufbar gelöscht wurden
  • Angabe, ob Sie lediglich die ersten „n“ Datensätze anzeigen wollen.
  • Angabe der Anzahl der Zeichen, die pro Zeile in jeder Spalte erscheinen. Das kürzt die Daten nicht, sondern bricht die Zeilen lediglich innerhalb der Spalte um.

Wenn die Daten gekürzt werden sollen, klicken Sie im Reportbaum auf Attribute. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das entsprechende Attribut und klicken Sie dann im Kontextmenü auf Eigenschaften. Das Dialogfeld „Attributeigenschaften“ wird angezeigt. Klicken Sie auf die Registerkarte Darstellung. Markieren Sie dort das Kontrollkästchen Kürzen auf und geben Sie die Höchstzahl der Zeichen in dem Feld ein. Klicken Sie im Dialogfeld „Attributeigenschaften“ auf OK, um Ihre Änderungen zu speichern.

  • Angabe, ob die Tabellenüberschriften auf jeder Seite wiederholt werden sollen.
  • Angabe, ob das Datum und die Uhrzeit der Reporterstellung dem Report hinzugefügt werden sollen.
  • Angabe, ob eine Reportzusammenfassung enthalten sein soll. Diese Zusammenfassung gibt die Kriterien an, die zur Erstellung des Reports verwendet wurden.
  • Angabe, ob die Zählung für Gruppen enthalten sein soll.
  • Angabe, ob die Gesamtanzahl der Datensätze am Ende des Reports aufgeführt werden soll.