Control de versiones para artículos

Puede controlar la versión de los artículos de Service Desk para identificar una captura de pantalla determinada de un artículo. Cuando configure el control de versiones de los artículos, podrá especificar qué atributos específicos del artículo están controlados por la versión. Los artículos tienen disponibles la versión automática y la administrada:

• Control de versiones automáticas: el número de versión se incrementa de forma automática cuando se actualizan los atributos de un artículo que está bajo control de versiones.
• Control de versiones gestionadas: los atributos bajo control de versiones de los artículos con control de versiones gestionadas no se pueden modificar directamente. Para hacerlo se debe crear una versión futura del artículo y, cuando el cambio se apruebe, establecerla como versión actual. Estos cambios de versión se pueden llevar a cabo directamente desde la ventana del artículo o como parte de un proceso Cambio.

Cambios de diseño necesarios

Es necesario llevar a cabo algunos cambios de diseño para implementar el control de versión de artículos.

Para obtener más información acerca de los diseñadores, consulte Guía del diseñador.

Para habilitar el control de versiones de los artículos:

1. En Diseñador de objetos, abra el objeto Administración de conocimiento\Artículo y seleccione Artículo en la parte superior del árbol Atributos.
2. En el cuadro Propiedades, ajuste ¿Admite versiones? como Verdadero y luego ajuste ¿Tipo de versión? como Control de versiones automáticas o Control de versiones gestionadas, según necesidad.

Cuando se guarden los cambios, no podrá volver a cambiarlos.

3. Haga clic en .
   
   El objeto se guarda y se puede especificar qué atributos del artículo estarán bajo el control de versiones.
4. En el árbol Atributos, seleccione el atributo al que desea aplicar el control de versiones y a continuación, en el cuadro Propiedades, establezca ¿Atributo bajo control de versiones? como Versión controlada.
   
   Por ejemplo, puede escoger controlar la versión Descripción, Solución y Etiquetas de palabras clave.

No es posible controlar la versión de atributos de la recopilación.

5. Repítalo las veces que sea necesario para cualquier otro atributo y guarde los cambios.

Hay diferentes modificaciones de diseño que necesita llevar a cabo para obtener el mejor resultado del control de versiones de los artículos:

• utilice el Administrador de ventanas para agregar la recopilación de Versiones a la ventana Artículo, para poder ver las diferentes versiones del artículo.
• utilice el Administrador de ventanas para crear una ventana para el objeto Administración de conocimiento\Versión del artículo, que incluya Clasificación, Número, Estado.Título y los campos controlados por la versión.
  Para el Control de versiones automáticas, ajuste la propiedad de Nivel de protección de cada campo de la ventana Versión del artículo como Sólo lectura (no podrá llevar a cabo modificaciones directamente en una versión, por eso, ajustar este valor evitará que los usuarios intenten guardar cambios y recibirán un mensaje de aviso).
  Para el Control de versiones gestionadas, ajuste la propiedad Nivel de protección de los campos Número, Clasificación y Estado.Título de la ventana de Versión del artículo como Sólo lectura y los campos controlados por la versión como Lectura y escritura.
  A continuación, haga clic en la acción Habilitar en Web Access. Esto define la ventana que aparecerá cuando un usuario haga clic en una fila de la recopilación de Versiones en la ventana Artículo.
• utilice el Diseñador de informes y consultas para crear una consulta basada en el objeto Administración de conocimiento\Versión del artículo que incluya la Clasificación, los atributos controlados por la versión y el atributo Estado.Título.
  En Diseñador de objetos, seleccione esta consulta como Consulta predeterminada para el objeto Administración de conocimiento\Versión del artículo. Esto especifica las columnas que aparecerán en la recopilación Versiones de la ventana Artículo.

Control de versiones automáticas

Cuando se guarda un artículo nuevo que tiene control de versión automática, aparece una pestaña Versiones en la parte inferior de la ventana. Cada vez que guarde un cambio que actualice el atributo controlado por la versión, se creará una nueva versión y aparecerá una fila nueva en la pestaña Versiones.

Control de versiones gestionadas desde el proceso Artículo

Un artículo gestionado tiene uno de los siguientes estados:

• Futuro: corresponde a una versión del artículo que está planificada, o en preparación, que todavía no está lista para su uso.
• Actual: corresponde a una versión artículo que está en uso en estos momentos.
• Anterior: corresponde a una versión del artículo que ha dejado de utilizarse.

Es posible crear, establecer y deshacer versiones de artículos con versión gestionada directamente desde la ventana Artículo. Existen tres acciones que puede agregar al proceso Artículo, relacionadas con el control de versiones:

Agregar versión futura: muestra la ventana Versión del artículo para poder crear una versión futura de ese artículo basada en la versión actual.

Deshacer versión: hace retroceder la versión del artículo. La versión actual se convierte en la versión futura y la versión anterior más reciente se convierte en la versión actual. Cada vez que se hace clic en Deshacer versión, el artículo retrocede en la lista de las versiones anteriores y la ventana del artículo se actualiza.

Establecer versión actual: muestra el cuadro de diálogo Establecer versión actual, el que a su vez muestra la lista de las versiones futuras del artículo. Solo aparecen en la lista las versiones futuras que no están asociadas a cambios. Haga clic en la fila correspondiente a la versión que desea convertir en versión actual.

Control de versiones gestionadas desde el proceso Cambio

Puede administrar las versiones de un artículo directamente desde un proceso Cambio, si realiza algunas modificaciones más al diseño.

Para completar los cambios de diseño para el control de versiones gestionadas de los artículos a partir de un proceso Cambio:

1. Agregue las acciones de control de versiones gestionadas al proceso Artículo, tal y como se ha descrito en la sección anterior.
2. Agregue las acciones Agregar artículo y Confirmar artículo al proceso Cambio.
3. Mediante el Diseñador de consultas e informes, cree las siguientes consultas seleccionando el botón de opción Todos del cuadro de diálogo Nueva consulta:

Cambio: artículos

Propósito: especificar las columnas que se muestran en la colección Artículos de la ventana Cambio.

Módulo: Administración de cambios

Objeto de negocio: Cambiar artículo

Atributos: Artículo.Descripción, otros atributos controlados por la versión

Artículos

Propósito: muestra las columnas que aparecen en los diálogos Artículo del proceso Cambio, lo que ayuda a los usuarios a localizar el artículo que necesiten

Módulo: Administración de conocimiento

Objeto de negocio: Artículo

Atributos: Descripción, otros atributos controlados por la versión

Los únicos artículos que puede agregar a un cambio son aquellos que tienen un estado en el que las versiones futuras se podrán agregar mediante el proceso Artículo. Puede agregar un criterio a la consulta predeterminada de Artículos para que sólo se muestren los artículos con un estado. Para obtener más información acerca del diseño de consultas, consulte Guía del diseñador.

4. En el Diseñador de objetos, abra el objeto Administración de cambios\Cambiar artículo.
5. En el cuadro Propiedades, al lado de Consulta predeterminada, seleccione la consulta Cambio: artículos que ha creado y a continuación, haga clic en .
6. De manera similar, seleccione la Consulta predeterminada adecuada para el objeto Artículo y guarde los cambios.
7. Con Administrador de ventanas, agregue la recopilación de Artículos a la ventana Cambio y haga clic en .
   Las columnas que aparecen en la pestaña Artículos correspondiente son aquellas que se indicaron en la consulta predeterminada Cambio: artículos que creó antes.
8. Compruebe que existe una versión de la ventana para Web Access.

Cuando haya completado este trabajo de diseño, podrá administrar la versión de un artículo directamente desde un proceso Cambio.

Para actualizar un artículo gestionado desde un proceso Cambio:

1. En la lista Acciones del Cambio, haga clic en Agregar artículo.
   Aparece el cuadro de diálogo Agregar artículo.
2. En la lista Disponible, haga clic en el artículo que desee agregar al cambio.
   El artículo se traslada a la lista Seleccionado.

Para eliminar un artículo de la lista, en la lista Seleccionado, haga clic en dicho elemento.

3. Repita esta acción las veces que sea necesario para agregar más artículos y a continuación, haga clic en Aceptar.
   Se crea una versión futura de todos los artículos bajo control de versiones gestionadas y aparecen en la pestaña Artículos de la ventana Cambio.

La acción Desasociar artículo funciona de forma similar: muestra solo la lista de los artículos que están asociados al cambio.

4. En la pestaña Artículos, haga clic en el artículo con versión gestionada.
   Aparece la ventana Artículo.
5. Haga clic en la fila de la pestaña Versiones correspondiente a la versión futura creada por el cambio.
   Aparece la ventana Versión. El número de versión aparece en la barra de título.
6. Actualice los atributos bajo control de versiones y a continuación, haga clic en Guardar y cerrar.
   Vuelve a aparecer la ventana del artículo con el valor actualizado en la pestaña Versiones.
7. En la ventana Artículo, haga clic en Guardar y cerrar.
   Aparece la ventana Cambio.
8. En la lista Acciones del Cambio, haga clic en Confirmar artículo.
   Aparece el cuadro de diálogo Confirmar artículo.
9. En la lista Disponibles, haga clic en el artículo que desee confirmar.
   El artículo se traslada a la lista Seleccionado.
10. Repita esta acción las veces que sea necesario para agregar más artículos y a continuación, haga clic en Aceptar.
    Las versiones futuras de los artículos bajo control de versiones asociados al cambio se convierten en versiones actuales y las versiones actuales se convierten en versiones anteriores.

Si desea devolver un artículo a una versión anterior, la mejor manera de hacerlo es utilizar otro Cambio para crear una nueva Versión futura que coincida con la Versión anterior.