Définition de valeurs dynamiques pour les actions automatiques

En règle générale, lorsque vous atteignez une action manuelle dans un processus, une fenêtre s'affiche et vous permet de saisir les informations de cette action. Lorsque vous atteignez une action automatique, la fenêtre existe, mais elle n'est pas visible pour l'utilisateur. Par exemple, il n'est pas forcément nécessaire qu'une fenêtre s'affiche pour une autorisation, mais vous avez besoin d'enregistrer des informations, telles que le nom de la personne qui a autorisé le processus. Ces informations peuvent être entrées automatiquement dans la fenêtre, que vous pouvez afficher ultérieurement si vous en avez besoin.

Vous pouvez définir des données statiques ou dynamiques pour une action automatique : pour les informatiques statiques, vous indiquez une valeur spécifique comme l'affectation à l'utilisateur SA à une étape particulière ou un texte spécifique à utiliser comme titre. Pour les informations dynamiques, vous indiquez une valeur déterminée lors de l'exécution, comme l'affectation à l'utilisateur actuel ou l'utilisation du titre du processus comme titre de la tâche.

Vous pouvez définir des valeurs dynamiques spécifiques pour les affectations et les actions automatiques.

Vous pouvez utiliser divers types de valeur dynamique, que nous traiterons séparément :

Type de valeur simple – Vous permet de remplir un champ avec une valeur tirée d'un attribut spécifique (par exemple, remplir le champ Analyste d'une fenêtre d'affectation avec le nom affiché sous Utilisateur de création, afin d'affecter automatiquement un incident à l'analyste qui l'a initialement journalisé). Pour en savoir plus, reportez-vous à Spécification d'un type de valeur simple.
Type de valeur issu d'une collection – Vous permet de remplir un champ avec une valeur tirée d'un attribut spécifique d'un élément particulier d'une collection (par exemple, remplir le champ Détails d'une fenêtre de rappel avec les détails d'un devis provenant d'une collection de devis concernant un changement, ce qui permet d'envoyer par e-mail un devis spécifique). Pour en savoir plus, reportez-vous à Spécification d'une valeur depuis une collection pour une action automatique.
Type de valeur incluant une macro – Vous permet de remplir un champ avec une macro d'exécution (par exemple, remplir le champ Analyste d'une fenêtre d'affectation avec le nom figurant sous Utilisateur actuel, afin d'affecter automatiquement un incident à l'analyste actuel). Pour en savoir plus, reportez-vous à Spécification de l'utilisateur ou du groupe actuel.

Si vous utilisez un type de valeur pour remplir un champ, vous ne pouvez insérer aucun autre texte dans ce champ : l'application d'un type de valeur à un champ supprime tout autre contenu de ce champ.

Insérer une marque de réservation – Vous permet d'inclure une valeur d'exécution comme élément d'une chaîne de texte plus longue (par exemple, pour inclure l'ID d'incident dans les détails d'un rappel envoyé à l'utilisateur pour lui signaler qu'un incident a été journalisé pour lui). Pour en savoir plus, reportez-vous à Inclusion de valeurs d'exécution dans des chaînes de texte.
Calcul – Vous permet de remplir un champ avec les résultats d'un calcul. Pour en savoir plus sur les calculs, reportez-vous à Calculs.

Champs obligatoires dans les fenêtres d'action automatique

Contrairement aux actions manuelles, il faut souvent remplir des champs obligatoires dans une fenêtre associée à une action automatique. Vous devez remplir les champs obligatoires d'une fenêtre lorsque cette dernière est utilisée pour une action automatique sur un objet qui ne fait pas partie d'un cycle de vie. Par exemple, si vous utilisez Ajouter une note comme action automatique, vous devrez remplir le champ obligatoire Titre. Par contre, si vous utilisez Créer une modification comme action automatique, il est inutile de remplir les champs obligatoires, car Modification est un objet de cycle de vie.

Il existe deux autres exceptions qui vous dispensent de remplir les champs obligatoires pour les actions automatiques :

Lorsque l'action automatique crée un objet indépendant, comme un nouvel utilisateur à partir d'un processus Nouvel arrivant
Lorsque l'action automatique met à jour un objet existant