Componenti tipici di un processo

Ciascun processo può avere molti componenti, in base ai requisiti esatti del processo e alla propria organizzazione. Alcuni dei componenti più comuni sono descritti in basso. I propri processi possono utilizzarli in toto o in parte. Le azioni per l'aggiunta di tali componenti potrebbero non essere disponibili a tutti gli stati nel processo e i privilegi richiesti potrebbero non essere disponibili per tutti gli analisti.

Note – Le note forniscono un modo comodo per aggiungere informazioni a un processo o a uno dei propri componenti, mentre il processo avanza verso la relativa chiusura. Una nota in genere non influisce sullo stato corrente del processo. È possibile allegare un numero qualsiasi di note a un unico processo o a un componente del processo.

Allegati – È possibile aggiungere qualsiasi tipo di allegato a un processo, come un foglio di calcolo, un documento di testo o un file di immagine. Quando si allega il file, è possibile accedervi dalla scheda Allegati sulla finestra Processo. È possibile allegare un numero qualsiasi di file a un unico processo.

È possibile limitare i tipi di file che gli utenti possono allegare ai processi configurando una lista bianca per l'istanza. Ciò può contribuire a impedire l'upload di file potenzialmente dannosi, come i file eseguibili. Per ulteriori informazioni, vedere Creazione di un'istanza.

È necessario disporre dell'applicazione rilevante per visualizzare i file allegati. Per i file superiori a 1 o 2 MB, raccomandiamo di archiviare il file su una directory specificata e di collocare il percorso a tale directory nel nome dell'allegato. Le dimensioni massime per un file allegato sono di 4 MB.

Quando si scaricano file con nomi contenenti caratteri multi-byte (come avviene per il giapponese o il cinese) su iOS e determinati browser per desktop, i nomi dei file risultano danneggiati. Raccomandiamo di evitare nomi di file contenenti caratteri multi-byte quando si utilizza Web Access.

Attività – Se un processo integra una serie di attività, il processo può essere suddiviso utilizzando una o più attività. Le attività contengono azioni che devono essere risolte prima di poter chiudere il processo. I processi sono in genere progettati in modo da non poter essere risolti fino al completamento di tutte le attività. Le attività sono processi secondari del processo principale.

È possibile assegnare un'attività a un solo analista, gruppo o ruolo alla volta. Se il proprio processo contiene molte attività, ciascuna di esse può essere assegnata a un soggetto diverso.

È possibile aggiungere note a un’attività. Le note delle attività sono separate e diverse dalle note di processo archiviate per il processo. Le note delle attività vengono spesso utilizzate per descrivere i risultati delle fasi di analisi e diagnosi di un problema, rappresentate dall’attività.

Promemoria – Mano a mano che avanza un processo, spesso risulta necessario ricordare a se stessi o a un altro analista un determinato aspetto, come la necessità di contattare un utente, di analizzare un'attività a un orario particolare o di partecipare a una riunione. Mediante i promemoria, è possibile inviare un messaggio a se stessi o a un altro analista, che apparirà a una data e a un'ora prestabilite. Non è necessario che il Processo sia visibile per consentire la visualizzazione di un promemoria.

Ad ogni modo, i promemoria non rappresentano un sostituto per il Sistema di gestione del livello di servizio.

Per ulteriori informazioni sulla gestione del livello di servizio, consultare Gestione del livello di servizio e dei livelli di risposta.

I promemoria sono correlati ai processi – è possibile associare un numero qualsiasi di promemoria a un unico processo, inoltre è possibile impostare un promemoria per un numero qualsiasi di soggetti, gruppi o ruoli.

È possibile inviare un messaggio di notifica ai seguenti soggetti, al fine di assicurarsi che siano consapevoli dell'assegnatario del Processo, selezionando l'apposita casella di controllo:

• L'analista responsabile del Processo (Assegnatario)
• Il soggetto che ha registrato il Processo (Iniziatore)
• L'utente associato al Processo