Aggiunta di documenti al database della conoscenza
È possibile aggiungere documenti al database della conoscenza senza allegarli agli articoli. È possibile aggiungere singoli documenti o tutti i documenti da una cartella specifica.
Quando si aggiungono più documenti al database della conoscenza, il percorso per ciascun documento viene elencato nella colonna Tassonomia. La tassonomia rappresenta un modo di organizzare la propria conoscenza non strutturata in cartelle e si riferisce al nome del file o al percorso relativo alla posizione originale del documento. La tassonomia consente di ricercare all'interno di un percorso specificato. Le tassonomie vengono indicate anche come classificazioni.
Per informazioni sulla ricerca mediante la tassonomia, vedere Utilizzo delle classificazioni della conoscenza.
Quando si aggiungono documenti al database della conoscenza, se necessario è possibile specificare il Dominio della conoscenza di cui fanno parte. Per ulteriori informazioni sui Domini della conoscenza, vedere Domini della conoscenza.
Quando un utente apre un documento da una ricerca della conoscenza, esso si aprirà nell'applicazione appropriata. Per tale motivo, raccomandiamo di sceglier formati di documenti che si apriranno nelle versioni delle applicazioni desktop disponibili a tutti i propri utenti. Le estensioni supportate del documento sono: txt, doc, pdf, xls, htm, html, xml, ppt e rtf.
Per aggiungere più documenti da una cartella specifica:
- Nel componente Amministrazione gestione della conoscenza, espandere l'albero Impostazioni conoscenza.
- Fare doppio clic su Documenti.
Verrà visualizzata la pagina Documenti. - Sull'elenco Azioni, fare clic su Aggiungi documenti dalla cartella.
Verrà visualizzata la finestra di dialogo Sfoglia per cartelle. - Selezionare la cartella rilevante, quindi fare clic su OK.
Apparirà la finestra di dialogo Seleziona dominio conoscenza. - Nell'elenco, selezionare il dominio richiesto.
Per l'includere l'applicazione di tale dominio della conoscenza a tutte le cartelle secondarie, selezionare la casella di controllo Applica a sottocartelle.
- Fare clic su OK.
Tutti i documenti contenuti all'interno di tale cartella e delle relative cartelle secondarie vengono aggiunti al database della conoscenza.
Se si desidera escludere documenti specifici da tale cartella, selezionarli nell'elenco Documenti, quindi sull'elenco Azioni fare clic su Elimina documento. Ciò non elimina il documento dalla cartella, piuttosto lo rimuove dal database.
- Fare clic su
.
Se si aggiungono documenti a tale cartella in un secondo momento, sarà necessario aggiungerli manualmente al database della conoscenza. Per ulteriori informazioni, vedere in basso.
Per aggiungere un singolo documento al database della conoscenza:
- Nel componente Amministrazione gestione della conoscenza, espandere l'albero Impostazioni conoscenza.
- Sull'albero Impostazioni conoscenza, fare doppio clic su Documenti.
- Sull'elenco Azioni, fare clic su Nuovo documento.
Apparirà la finestra di dialogo Apri. - Selezionare il documento richiesto, quindi fare clic su Apri.
- Fare clic su
.
Se si desidera rimuovere dei documenti, selezionarli nell'elenco Documenti, quindi sull'elenco Azioni fare clic su Elimina documento. Ciò non elimina i documenti dalla cartella, piuttosto lo rimuove dal database.
Se un documento aggiunto al database viene aggiornato nella propria posizione originale, sarà necessario aggiungerlo nuovamente al database prima di includerlo in qualsiasi ricerca della conoscenza.