標準的なプロセス コンポーネント

プロセスと組織の正確な要件に応じて、各プロセスには複数の異なるコンポーネントを含めることができます。一般的に使用されるコンポーネントは次のとおりです。プロセスでは、一部またはすべてのコンポーネントを使用できます。プロセスの特定のステータスによっては、これらのコンポーネントを追加する処理が利用できない場合があります。また、一部のアナリストには、必要な権限が割り当てられていない場合があります。

メモ – メモは、プロセスがクローズに向かって進むときに、情報をプロセスやいずれかのコンポーネントに追加するための便利な方法です。通常、メモは現在のプロセスのステータスには影響しません。任意の数のメモを 1 つのプロセスまたは 1 つのプロセス コンポーネントに追加できます。

添付ファイル – スプレッドシート、テキスト文書、またはイメージ ファイルなど、あらゆる種類の添付ファイルをプロセスに追加できます。ファイルを添付するときには、[プロセス] ウィンドウの [添付ファイル] タブから行います。任意の数のファイルを 1 つのプロセスに追加できます。

ユーザがプロセスに添付できるファイルのタイプを制限するには、インスタンスのホワイトリストを構成します。実行ファイルなどの有害な可能性があるファイルをアップロードできないようにします。詳細については、「インスタンスの作成」をご参照ください。

添付されたファイルを表示するには、関連するアプリケーションが必要です。1 MB または 2 MB を超えるファイルについては、指定したディレクトリにファイルを保存し、このディレクトリへのパスを添付ファイル名に記入することをお勧めします。添付ファイルの最大サイズは、4 MB です。

iOSおよび特定のデスクトップ ブラウザでマルチバイト文字 (日本語や中国語の文字など) を名前に使用したファイルをダウンロードすると、ファイル名が文字化けします。Web Access を使用するときには、ファイル名にマルチバイト文字を使用しないことをお勧めします。

タスク – プロセスに多数のアクティビティが含まれる場合は、1 つ以上のタスクを使用して、プロセスを下位分類することができます。タスクには、プロセスをクローズする前に解決しなければならない処理が含まれます。通常、プロセスは、すべてのタスクが完了しないと解決できないように設計されます。タスクはメイン プロセスの下位プロセスです。

タスクを 1 つのアナリスト、グループ、またはロールに同時に割り当てることができます。プロセスに多数のタスクが含まれる場合は、各タスクを異なるユーザに割り当てることができます。

タスクにメモを追加できます。タスク メモは、プロセスごとに保存されるプロセス メモとは別個のものであり異なります。通常、タスク メモは、タスクによって実行される問題分析や診断ステップの結果を説明するために使用されます。

リマインダー – プロセスが進むにつれ、ユーザへの電話、特定の時間におけるタスクの確認、または会議への出席など、自分自身や他のアナリストへの通知が必要な場合があります。リマインダーを使用すると、特定の日時に表示されるメッセージを自分自身や他のアナリストに送信できます。リマインダーを表示するためにプロセスを表示する必要はありません。

ただし、リマインダーは独自のサービス レベル管理システムに代わる機能ではありません。

サービス レベル管理の詳細については、サービス レベル管理と対応レベルをご参照ください。

リマインダーはプロセスに関連付けられています。任意の数のリマインダーを 1 つのプロセスに関連付け、任意の数のユーザ、グループ、またはロールに対してリマインダーを設定できます。

次の中から該当するチェック ボックスを選択することで、通知メッセージを次のユーザに送信し、プロセスが割り当てられた担当者を確認することができます。

• プロセスを担当するアナリスト (担当者)
• プロセスを記録したユーザ (作成者)
• プロセスに関連付けられたユーザ