Typowe komponenty procesu
Każdy proces może składać się z różnych komponentów zależnych od dokładnych wymagań związanych z procesem i daną organizacją. Najczęściej używane komponenty są opisane poniżej. W konkretnym procesie można zastosować niektóre z nich lub wszystkie. Działania umożliwiające dodawanie tych komponentów mogą nie być dostępne we wszystkich stanach, a wymagane uprawnienia mogą nie być dostępne dla wszystkich analityków.
Notatki — Notatki są wygodnym sposobem dodawania informacji do procesu lub jednego z jego komponentów podczas realizacji procesu do jego zamknięcia. Notatka nie wpływa zwykle na stan procesu. Do jednego procesu lub komponentu procesu można dołączyć dowolną liczbę notatek.
Załączniki — Do procesu można dodać załącznik dowolnego typu, na przykład arkusz kalkulacyjny, dokument tekstowy lub plik obrazu. Po dołączeniu pliku można uzyskać do niego dostęp z karty Załączniki w oknie Proces. Do jednego procesu można dołączyć dowolną liczbę plików.
Istnieje możliwość ograniczenia typów plików, które użytkownicy mogą dołączać do procesów, przez skonfigurowanie białej listy dla instancji. Ułatwia to blokowanie przesyłania potencjalnie szkodliwych plików, takie jak pliki wykonywalne. Więcej informacji można znaleźć w sekcji Tworzenie instancji.
Do wyświetlania pliku załącznika wymagana jest odpowiednia aplikacja. Zaleca się, aby pliki o wielkości przekraczającej 1 lub 2 MB zapisywać w określonym katalogu i umieszczać ścieżkę do tego katalogu w nazwie załącznika. Maksymalna wielkość pliku załącznika wynosi 4 MB.
Po pobraniu plików o nazwach zawierających znaki wielobajtowe (np. znaki japońskie lub chińskie) za pomocą systemu iOS i niektórych przeglądarek na komputerach stacjonarnych nazwy tych plików są uszkodzone. Zaleca się, aby podczas korzystania z komponentu Web Access unikać nazw plików zawierających znaki wielobajtowe.
Zadania — Jeśli proces obejmuje pewną liczbę działań, można go podzielić na jedno lub więcej zadań. Zadania zawierają działania, które muszą zostać rozstrzygnięte przed zamknięciem procesu — procesy projektuje się zwykle w taki sposób, aby nie można było ich rozstrzygnąć dopóki nie zostaną zakończone wszystkie zadania. Zadania są procesami podrzędnymi głównego procesu.
Zadanie można w danym czasie przypisać tylko do jednego analityka, jednej grupy lub jednej roli. Jeśli proces obejmuje wiele zadań, każde z nich można przypisać do innej osoby.
Do zadania można dodać notatkę. Notatki do zadań nie mają nic wspólnego z notatkami do procesu. Notatki do zadań służą często do opisywania wyników analizy problemu oraz kroków diagnozy uwzględnionych w zadaniu.
Przypomnienia — W trakcie realizacji procesu występują sytuacje, w których należy przypomnieć bieżącemu użytkownikowi lub innemu analitykowi o konieczności wykonania pewnej czynności, takiej jak zatelefonowanie do użytkownika, zapoznanie się z zadaniem w określonym czasie lub wzięcie udziału w spotkaniu. Korzystając z przypomnień, można wysłać do siebie lub do innego analityka wiadomość, która pojawi się w określonym dniu o konkretnej godzinie. Aby przypomnienie pojawiło się, proces nie musi być widoczny.
Przypomnienia nie zastępują jednak systemu zarządzania poziomem świadczenia usługi.
Więcej informacji na temat zarządzania poziomem świadczenia usługi można znaleźć w sekcji Zarządzanie poziomem świadczenia usługi i poziomy reakcji.
Przypomnienia są związane z procesami — z jednym procesem może być związana dowolna liczba przypomnień i można ustawić przypomnienie dla dowolnej liczby osób, grup lub ról.
Wiadomość z powiadomieniem można wysłać do następujących osób, aby poinformować je, do kogo proces został przypisany, zaznaczając odpowiednie pola wyboru:
- Analityk, który jest odpowiedzialny za dany proces (Dysponent)
- Osoba, która zarejestrowała proces (Zgłaszający)
- Użytkownik związany z procesem