Componentes típicos de processos
Cada processo pode possuir muitos componentes diferentes, dependendo das exatas necessidades do processo e da sua organização. Alguns dos componentes mais comuns são descritos abaixo. Seus processos podem utiliza um ou todos estes componentes. As ações para adicionar estes componentes podem não estar disponíveis em todos os Status do processos, e os privilégios necessários podem não estar disponíveis para todos os analistas.
Notas – Notas fornecem um forma conveniente de adicionar informação em um processo ou em um de seus componentes a medida que o processo evolui para seu encerramento. Uma nota não possui nenhum efeito sobre o status atual do processo. Você pode anexar qualquer número de notas a um único processo, ou a um componente do processo.
Anexos– Você pode adicionar qualquer tipo de anexo ao processo, como uma planilha, texto ou documento de um arquivo de imagem. Quando um arquivo é anexado, é possível acessá-lo a partir da aba Anexos na janela Processo. Pode-se anexar qualquer número de arquivos a um único processo.
Você pode restringir os tipos de arquivo que os usuários podem anexar aos processos configurando a lista branca para a instância.Isso pode ajudar a impedir que arquivos potencialmente nocivos, como executáveis, sejam atualizados.Para obter mais informações, consulte Criando uma instância.
Você precisa possuir o aplicativo necessário para visualizar o documento anexado. Para arquivos maiores que 1 ou 2 mb, recomendamos que você os armazene em um diretório específico e coloque o caminho para este diretório na nome do anexo. O tamanho máximo de um arquivo anexo é 4 mb.
Quando você faz download de arquivos com nomes contendo caracteres multibyte (como letras chinesas ou japonesas) em iOS e determinados navegadores para computadores desktop, os nomes dos arquivos são corrompidos. Recomendamos evitar nomes de arquivo que contenham caracteres multibyte ao usar o Web Access.
Tarefas – se um processo incorpora um número de atividades, o processo pode ser subdividido usando uma ou mais tarefas. Tarefas contêm ações que precisam ser resolvidas antes que você possa fechar o processos - processos são usualmente elaborados para que não sejam fechados até que todas as tarefas estejam completas. Tarefas são sub processos no processo principal.
Você pode designar uma tarefa para um único analista, grupo ou função por vez. Se o seu processo contém muitas tarefas, cada uma delas pode ser designada para uma pessoas diferente.
Você pode adicionar lembretes a uma tarefa. Lembretes de tarefas são separadas e diferentes dos lembretes de processos armazenados nos processos. Lembretes de tarefas são frequentemente usados para descrever os resultados da análise dos problemas e passos de diagnóstico que estão incorporados pela tarefa.
Lembretes – A medida que um processo progride, muitas vezes você ou um analista precisa ser lembrado de algo olhando para a tarefa em um determinado momento, como uma ligação de um usuário, ou participar de uma reunião. Usando lembretes, você pode enviar uma mensagem para si mesmo ou para outros analistas que aparecem em uma data ou momento específico. Você não precisa ver o Processo para que um lembrete seja exibido.
No entanto, os lembretes não substituem o sistema de gerenciamento do Nível de Serviço.
Para obter mais informações sobre gerenciamento de nível de serviço, consulte Gerenciamento de nível de serviço e níveis de resposta.
Lembretes são relacionados aos processos- você pode ter qualquer número de lembretes associados a um único processo, e também pode configurar um lembrete para qualquer número de indivíduos, grupos ou funções.
Você pode enviar uma mensagem de notificação para uma determinadas pessoas para garantir que eles estão cientes que o processo lhes está atribuído, marcando a caixa de seleção apropriada:
- O analista que é responsável pelo Processo (o administrador)
- Para pessoa que registrou o Processo (o autor)
- O usuário associado ao Processos.