Ausführen von Aktionen auf zugehörigen Prozessen

Üblicherweise werden Aktionen auf dem Objekt ausgeführt, auf dem der Prozess basiert (zum Beispiel das Hinzufügen einer Notiz zu einer Anforderung oder die Genehmigung eines Change). Es gibt jedoch Situationen, in denen Sie möchten, dass ein Prozess eine Aktion auf einem oder mehreren zugehörigen Prozessen ausführen soll. Das ist mit einem Aktionstyp namens Zugehörige Aktion möglich. Sie können die zum Quellobjekt gehörende Aktion erstellen und dann in einem Prozess auf das Quellobjekt anwenden, wobei dieser Prozess dann jedoch für das Zielobjekt ausgeführt wird.

Einsatzbeispiele sind:

• Einem Problem eine Notiz hinzufügen, wobei dann allen Changes, die dem Problem beigefügt sind, eine Notiz hinzugefügt wird.
• Von einem Incident aus alle Tasks auf dem Incident ausführen.
• Von einem Change aus eine Aktion ausführen, die auch ein beigefügtes Problem in einen neuen Status setzt.

Sie können zugehörige Aktionen nicht auf untergeordnete Elemente des Zielobjekts übertragen.

So erstellen Sie eine zugehörige Aktion:

1. Öffnen Sie im Objekt Designer das Objekt, auf das Sie die Aktion anwenden möchten (das Quellobjekt).
   Beispiel: Wenn Sie einem Problem eine Notiz hinzufügen und dann auch den Changes, die dem Problem angefügt sind, eine Notiz hinzufügen möchten, öffnen Sie das Objekt Problem.
2. Klicken Sie in der Liste Attribute auf die Beziehung oder die Sammlung, der Sie die Aktion hinzufügen möchten (das Ziel).
   Es muss ich dabei um eine Beziehung zu einem Objekt oder einer Sammlung handeln, für die Sie einen Prozess erstellen können (das heißt, die Eigenschaft Prozess? ist dafür auf Wahr gesetzt).
   Beispiel: Wenn Sie einem Problem eine Notiz hinzufügen und dann auch den Changes, die dem Problem angefügt sind, eine Notiz hinzufügen möchten, wählen Sie die Sammlung Problem-Changes.
3. Klicken Sie in der Liste Aktionen auf Aktionen verwalten.
   Das Dialogfeld „Aktionen verwalten“ wird angezeigt.
4. Klicken Sie auf Hinzufügen.
   Eine neue Zeile wird zur Liste der Aktionen hinzugefügt.
5. Wählen Sie in der Liste Aktionstyp den Eintrag Zugehörige Aktion aus.
6. Wählen Sie in der Liste Zugehörige Aktion aus den verfügbaren Aktionen die Aktion aus, die auf dem zugehörigen Objekt ausgeführt werden soll (nicht alle Aktionen stehen als zugehörige Aktionen zur Auswahl).
   Beispiel: Wenn Sie einem Problem eine Notiz hinzufügen und dann auch den Changes, die dem Problem angefügt sind, eine Notiz hinzufügen möchten, wählen Sie Notiz hinzufügen.
7. Geben Sie einen Titel für die zugehörige Aktion ein, klicken Sie dann auf OK und speichern Sie die Änderungen an dem Objekt.
   Nützlich wäre die Angabe des Titels in der Form <zugehörige Aktion> auf/für (alle) <Ziel> als Beispiel für Notiz hinzufügen für alle Problem-Changes.
   Die zugehörige Aktion wird erstellt und steht dann als automatische Aktion für das verknüpfte Modul in Prozess Designer zur Verfügung.

Nachdem Sie eine zugehörige Aktion erstellt haben, können Sie sie in einem Prozessdesign verwenden.

Zugehörige Aktionen können nur als automatische Aktionen genutzt werden. Daher müssen Sie möglicherweise eine manuelle Aktion hinzufügen, mit der Sie dann die automatische Aktion auslösen können.

So fügen Sie einem Prozess eine zugehörige Aktion hinzu:

1. Öffnen Sie den Quellprozess im Prozess Designer.
   Beispiel: Wenn Sie einem Problem eine Notiz hinzufügen und dann auch den Changes, die dem Problem angefügt sind, eine Notiz hinzufügen möchten, öffnen Sie einen Problem-Prozess.
2. Fügen Sie eine Aktionsinstanz in das Prozessdesign ein.
   Das Dialogfeld „Aktion wählen“ wird angezeigt.
3. Wählen Sie die Aktion aus, mit der die zugehörige automatische Aktion ausgelöst werden soll, oder erstellen Sie eine neue Aktion.
   Beispiel: Wenn Sie einem Problem eine Notiz hinzufügen und dann auch den Changes, die dem Problem angefügt sind, eine Notiz hinzufügen möchten, verwenden Sie die Aktion Notiz hinzufügen auf dem Problem.
4. Fügen Sie eine Automatische Aktionsinstanz in das Prozessdesign ein.
   Das Dialogfeld „Aktion wählen“ wird angezeigt.
5. Wählen Sie die zugehörige Aktion aus, die Sie zuvor erstellt haben (in unserem Beispiel Notiz hinzufügen für alle Problem-Changes), und klicken Sie dann auf OK.
   Das Fenster für die zugehörige Aktion wird angezeigt.
6. Machen Sie die nötigen Angaben in dem Fenster, und klicken Sie dann auf OK.
   Zum Beispiel können Sie mit der rechten Maustaste auf ein Feld klicken und Werttyp auswählen, um einen Laufzeitwert hinzuzufügen, damit die Felder der Notiz bei den Changes mit den Werten belegt werden, die in der Notiz beim Problem eingegeben wurden.

Weitere Informationen zur Verwendung von Werttypen finden Sie unter Dynamische Werte für automatische Aktionen angeben.

Die Eigenschaft Aktion auf untergeordnete Elemente übertragen ist für zugehörige Aktionen nicht verfügbar.

7. Wählen Sie im Bereich Eigenschaften unter Filter für zugehörige Aktion den gewünschten Filter aus oder klicken Sie auf Neu.
   Auf diese Weise können Sie den Eigenschaften der automatischen Aktion einen Filter hinzufügen, um die Aktion nur für eine Teilmenge der Elemente in der Sammlung auszuführen. Wenn die zugehörige Aktion beispielsweise eine Notiz zu allen Changes hinzufügt, die an ein Problem angehängt sind, können Sie einen Filter hinzufügen, um nur die Changes auszuwählen, die einen bestimmten Status aufweisen, um die Notiz dann nur zu diesen Changes hinzuzufügen.
8. Verknüpfen Sie die Prozesskomponenten nach Bedarf, und speichern Sie dann die Änderungen.

Die Aktion, mit der Sie die zugehörige automatische Aktion auslösen, hat nichts mit der zugehörigen Aktion zu tun. In dem obigen Beispiel löst das Hinzufügen einer Notiz zu einem Problem eine zugehörige automatische Aktion aus, um eine entsprechende Notiz zu jedem der dem Problem beigefügten Changes hinzuzufügen. Sie können jedoch jedem der dem Problem beigefügten Changes eine Notiz hinzufügen, wenn Sie eine Aktion ausführen, die den Status des Problems ändert. Zum Beispiel könnten Sie eine zugehörige automatische Aktion nach der Aktion Diagnose hinzufügen im Prozess Einfaches Problem dazu nutzen, eine Notiz mit dem Text Problemdiagnose abgeschlossen zu jedem der beigefügten Changes hinzuzufügen.

Handhabung nicht verfügbarer zugehöriger Aktionen

Gemäß der Voreinstellung gilt: Wenn die zugehörige Aktion auf einem der Zielelemente nicht verfügbar ist, wenn sie von der Aktion auf dem Quellobjekt ausgelöst wird, wird KEINE der zugehörigen Aktionen und auch NICHT die Quellaktion ausgeführt. In den meisten Fällen ist dies das Verhalten, das Sie benötigen: Der Grund dafür, dass Sie die Aktion nicht verwenden können, wird gemeldet, sodass Sie das Problem auf dem zugehörigen Zielelement angehen und die Aktion dann erneut auf dem übergeordneten Element ausführen können.

Es kann jedoch vorkommen, dass Sie den Prozess weiterlaufen lassen möchten, auch wenn die zugehörige Aktion auf einem oder mehreren der Zielelemente nicht mehr verfügbar ist. Nehmen Sie das Beispiel, bei dem Sie bei der Verarbeitung des Problems eine Notiz zu allen Changes hinzufügen, die einem Problem beigefügt sind. In diesem Fall möchten Sie immer, dass die Aktion das Problem weiter verarbeitet und die Notiz zu allen Changes hinzufügt, denen sie eine Notiz hinzufügen kann. Wenn einige der Changes bereits geschlossen wurden und ihnen keine Notiz mehr hinzugefügt werden kann, möchten Sie nicht, dass dadurch die Verarbeitung des Problems abgebrochen wird.

So konfigurieren Sie Aktionen, um die Verarbeitung bei Nichtverfügbarkeit einer zugehörigen Aktion fortzusetzen:

1. Öffnen Sie den gewünschten Prozess und wählen Sie die automatische Aktion für die zugehörige Aktion aus.
2. Klicken Sie auf .
   Der Eigenschaftenbereich wird angezeigt.
3. Setzen Sie die Eigenschaft Fortfahren, wenn zugehörige Aktion nicht verfügbar ist? auf Wahr, wenn der Quellprozess fortgesetzt werden soll, wenn die zugehörige Aktion auf dem Zielelement nicht verfügbar ist.
   Ist dieser Wert auf Wahr gesetzt, wird die Aktion auf den Zielelementen nach Möglichkeit immer ausgeführt, das heißt, der Quellprozess wird sogar dann fortgeführt, wenn die zugehörige Aktion auf einigen der Zielelementen nicht verfügbar ist.
4. Klicken Sie auf .
   Der Prozess wird gespeichert.