Dynamische Werte für automatische Aktionen angeben

Wenn Sie eine manuelle Aktion in dem Prozess erreichen, wird im Allgemeinen ein Fenster angezeigt, in dem Sie die erforderlichen Informationen für diese Aktion angeben. Wenn Sie bei einer automatischen Aktion ankommen, wird dem Benutzer das Fenster, obwohl es existiert, nicht angezeigt. Angenommen, es muss kein Fenster für eine Autorisierung angezeigt werden. Sie möchten aber vielleicht bestimmte Daten aufzeichnen, z. B. den Namen der Person, die den Prozess autorisiert hat. Diese Daten können automatisch in das Fenster eingegeben werden, und Sie können sie dann bei Bedarf zu einem späteren Zeitpunkt anzeigen.

Sie können statische oder dynamische Daten für eine automatische Aktion definieren: Bei statischen Informationen legen Sie einen bestimmten Wert fest, wie z. B. eine Weiterleitung an den SA-Benutzer in einer bestimmten Phase oder einen bestimmten Textbaustein als Titel. Bei dynamischen Informationen geben Sie einen Wert an, der zur Laufzeit ermittelt wird, wie z. B. eine Weiterleitung an den aktuellen Benutzer oder aber die Verwendung des Titels des Prozesses als Task-Titel.

Sie können dynamische Werte für Weiterleitungen und automatische Aktionen angeben.

Es gibt mehrere Arten von dynamischen Werten, die Sie verwenden können und die separat behandelt werden:

• Einfacher Werttyp: Hiermit können Sie eine Dateneingabe in ein Feld über einen Wert vornehmen, der aus einem bestimmten Attribut stammt (z. B. könnte das Feld Analyst mit dem Namen des Erstellers ausgefüllt werden, wenn Sie einen Incident automatisch an den Analysten weiterleiten möchten, der den Incident ursprünglich protokolliert hat). Weitere Informationen hierzu finden Sie unter Einen einfachen Werttyp angeben.
• Werttyp aus einer Sammlung: Hiermit können Sie ein Feld mit einem Wert ausfüllen, der aus einem bestimmten Attribut auf einem bestimmten Element in einer Sammlung stammt (z. B. könnte das Feld Details in einem Wiedervorlagefenster mit den Details aus einem Angebot aus einer Angebotssammlung auf einem Change ausgefüllt werden, damit die Details eines bestimmten Angebots per E-Mail versendet werden können). Weitere Informationen finden Sie unter Einen Wert aus einer Sammlung für eine automatische Aktion festlegen.
• Werttyp, der ein Makro enthält: Hiermit können Sie ein Feld mit einem Laufzeit-Makro auffüllen (z. B. könnte das Feld Analyst in einem Weiterleitungsfenster mit dem Namen des aktuellen Benutzers ausgefüllt werden, wenn Sie einen Incident automatisch an den aktuellen Analysten weiterleiten möchten). Weitere Informationen finden Sie unter Den aktuellen Benutzer oder die aktuelle Gruppe angeben.

Wenn Sie einen Werttyp zum Ausfüllen eines Feldes verwenden, können Sie keinen anderen Text in diesem Feld verwenden, denn wenn Sie einen Werttyp auf ein Feld anwenden, wird sämtlicher andere Inhalt in dem Feld entfernt.

• Platzhalter einfügen: Hiermit können Sie einen Laufzeitwert als Teil eines längeren Textabschnitts einschließen (z. B. die Incident-ID als Teil der Details einer Wiedervorlage, die dazu verwendet wird, eine E-Mail an einen Endbenutzer zu senden, um ihm mitzuteilen, dass ein Incident für ihn protokolliert wurde). Weitere Informationen finden Sie unter Laufzeitwerte in Textzeichenfolgen einschließen.
• Berechnung: Hiermit können Sie ein Feld mit den Ergebnissen einer Berechnung auffüllen. Weitere Informationen zu Berechnungen finden Sie unter Berechnungen.

Obligatorische Felder in Fenstern für automatische Aktionen

Anders als bei manuellen Aktionen müssen Sie oft die Pflichtfelder in dem Fenster ausfüllen, das mit einer automatischen Aktionen verknüpft ist. Wenn das betreffende Fenster für eine automatische Aktion auf einem Lifecycle-Objekt verwendet wird, müssen alle obligatorischen Felder in dem Fenster ausgefüllt werden. Wenn Sie beispielsweise Notiz hinzufügen als eine automatische Aktion verwenden, müssen Sie den obligatorischen Titel angeben. Wenn Sie jedoch Change erstellen als eine automatische Aktion verwenden, müssen Sie die obligatorischen Felder nicht ausfüllen, da Change ein Lifecycle-Objekt ist.

Es gibt zwei Ausnahmen, bei denen Sie obligatorische Felder für automatische Aktionen nicht ausfüllen müssen:

• wenn die automatische Aktion ein unabhängige Objekt wie z. B. einen neuen Benutzer über einen Prozess „Neuer Mitarbeiter“ erstellt oder
• wenn die automatischen Aktion ein vorhandenes Objekt aktualisiert.