Ajout de documents à la base de données des connaissances

Vous pouvez ajouter des documents à la base de données de connaissances sans les joindre à des articles. Vous pouvez ajouter des documents séparés ou ajouter l'ensemble du contenu d'un dossier spécifique.

Lorsque vous ajoutez plusieurs documents à la base de données de connaissances, le chemin de chaque document est indiqué dans la colonne Taxonomie. La taxonomie est une méthode permettant de classer les connaissances non structurées dans des dossiers ; elle se réfère au nom de fichier ou au chemin du répertoire d'origine du document. La taxonomie vous permet de lancer des recherches sur un chemin d'accès précis. Les taxonomies sont également appelées « classifications ».

Pour en savoir plus sur la recherche à l'aide d'une taxonomie, reportez-vous à Utilisation des classifications de connaissances.

Lorsque vous ajoutez des documents à la base de données de connaissances, vous pouvez (si nécessaire) indiquer le domaine de connaissances auquel ils appartiennent. Pour en savoir plus sur les domaines de connaissances, reportez-vous à Domaines de connaissances.

Lorsqu'un utilisateur ouvre un document à partir d'une fenêtre de recherche de connaissances, ce document s'affiche dans l'application appropriée. C'est pourquoi il est recommandé de choisir des formats de document qui peuvent s'ouvrir dans les versions des applications client disponibles pour tous vos utilisateurs. Les extensions de document prises en charge sont : txt, doc, pdf, xls, htm, html, xml, ppt et rtf.

Pour ajouter plusieurs documents à partir d'un dossier spécifique :
  1. Dans le composant Administration de la gestion des connaissances, développez l'arborescence Paramètres de Connaissances.
  2. Double-cliquez sur Documents.
    La page Documents s'affiche.
  3. Cliquez sur Ajouter des documents à partir du dossier dans la liste Actions.
    La boîte de dialogue de sélection de dossier s'affiche.
  4. Sélectionnez le dossier approprié, puis cliquez sur OK.
    La boîte de dialogue Sélectionner le domaine Connaissances s'affiche.
  5. Sélectionnez le domaine voulu dans la liste.

Pour appliquer ce domaine de connaissances à tous les sous-dossiers, cochez la case Appliquer aux sous-dossiers.

  1. Cliquez sur OK.
    Tous les documents de ce dossier et de ses sous-dossiers sont ajoutés à la base de données de connaissances.

Pour exclure certains documents de ce dossier, sélectionnez-les dans la liste Documents, puis cliquez sur Supprimer un document dans la liste Actions. Les documents ne sont pas supprimés du dossier, mais exclus de la base de données.

  1. Cliquez sur .
    Si vous ajoutez ultérieurement des documents à ce dossier, vous devrez les ajouter manuellement à la base de données de connaissances. Pour en savoir plus, reportez-vous ci-dessous.
Pour ajouter un seul document à la base de données de connaissances :
  1. Dans le composant Administration de la gestion des connaissances, développez l'arborescence Paramètres de Connaissances.
  2. Dans l'arborescence Paramètres de connaissances, double-cliquez sur Documents.
  3. Dans la liste Actions, cliquez sur Nouveau document.
    La boîte de dialogue Ouvrir s'affiche.
  4. Sélectionnez le document requis, puis cliquez sur Ouvrir.
  5. Cliquez sur .

Pour exclure certains documents de ce dossier, sélectionnez-les dans la liste Documents, puis cliquez sur Supprimer un document dans la liste Actions. Les documents ne sont pas supprimés du dossier, mais exclus de la base de données.

Si l'un des documents que vous avez ajoutés à la base de données est mis à jour à son emplacement d'origine, vous devez de nouveau l'inclure dans la base de données pour qu'il puisse apparaître dans les recherches de connaissances.