Adicionar documentos ao banco de dados de conhecimentos

Você pode adicionar documentos ao banco de dados de conhecimentos sem anexá-los à artigos. Você pode adicionar tanto documentos avulsos quanto todos os documentos de uma pasta específica.

Quando você adicionar mais de um documento ao banco de dados de conhecimentos, o caminho para cada documento é listado na coluna Taxonomia. Taxonomia é um meio de organizar seu conhecimento desestruturado em pastas e remete ao nome do arquivo ou caminho do local original do documento. A Taxonomia permite que você pesquise dentro de um determinado caminho. Taxonomias são também chamadas de classificações.

Para obter mais informações sobre como pesquisar usando a taxonomia, consulte Utilizar classificações de conhecimento.

Quando você adicionar documentos ao banco de dados de conhecimentos, você pode, se necessário, especificar de quais Domínio de conhecimento eles são parte. Para obter mais informações sobre Domínios de conhecimento, consulte Domínios de conhecimento.

Quando um usuário abre um documento a partir de uma pesquisa de conhecimentos, o mesmo é aberto no aplicativo adequado. Por esse motivo, recomendamos que você escolha os formatos dos documentos que será abertos nas versões dos aplicativos disponíveis para todos os seus usuários. As extensões de arquivos suportadas são: txt, doc, pdf, xls, htm, html, xml, ppt e rtf.

Para adicionar mais de um documento de uma pasta específica:
  1. No componente Administração do Knowledge Management, abra a árvore Configurações de conhecimentos.
  2. Clique duas vezes em Documentos.
    A página Documentos é exibida.
  3. Na lista Ações, clique em Adicionar documentos a partir da pasta.
    A janela Procurar pasta é exibida.
  4. Selecione a devida pasta e em seguida clique em OK.
    A janela Selecionar domínio de conhecimento é exibida.
  5. Na lista, selecione o domínio desejado.

Para incluir aplique domínio de conhecimento a todas as sub-pastas, selecione a caixa de seleção Aplicar às sub pastas.

  1. Clique em OK.
    Todos os documentos contidos na pasta e suas sub pastas são adicionadas ao banco de dados de conhecimentos.

Se deseja excluir determinados documentos da pasta, selecione-os na lista Documentos, em seguida na lista Ações, clique em Excluir documento. Isso não exclui o documento da pasta, apenas o remove do banco de dados.

  1. Clique em .
    Se você adicionar documentos a essa pasta no futuro, você precisará adicioná-los manualmente ao banco de dados. Para obter mais informações, confira abaixo.
Para adicionar somente um documento ao Banco de dados de conhecimentos:
  1. No componente Administração do Knowledge Management, abra a árvore Configurações de conhecimentos.
  2. Na árvore Configurações de conhecimentos, clique duas vezes em Documentos.
  3. Na lista Ações, clique em Novos documentos.
    A janela Abrir é exibida.
  4. Selecione o documento necessário, em seguida clique em Abrir.
  5. Clique em .

Se você deseja remover documentos, selecione-os na lista Documentos, então na lista Ações, clique em Excluir documentos. Isso não excluirá os documentos da pasta, apenas os removerá do banco de dados.

Se um documento que você adicionou ao banco de dados for atualizado no local original dele, você deverá adicioná-lo ao banco de dados novamente antes de ele ser incluído em quaisquer pesquisas de conhecimento.