Добавление документов в базу данных

Вы можете добавлять документы в базу знаний, вкладывая их в статьи знаний. Можно добавлять отдельные документы или все те, которые находятся в указанной папке.

Во время добавления нескольких документов в базу знаний путь каждого документа указывается в столбце Систематика. Систематика означает распределение неструктурированных статей знаний по папкам с указанием имен файлов и путей к папкам, содержащим документы. Систематика позволяет вам выполнять поиск документов по указанному пути. Систематика также имеет отношение к классификации.

Для получения информации об использовании систематики см. раздел Использование классификаций статей знаний.

Когда вы добавляете документы в базу знаний, если требуется, можно также указать домен базы знаний, в который они входят. Для получения дополнительной информации о доменах баз знаний см. раздел Домены баз знаний.

Когда после поиска пользователь откроет документ, он будет открыт в соответствующем приложении. По этой причине рекомендуется выбирать форматы документов, которые будут заведомо открываться в приложениях, уже доступных для ваших пользователей. Поддерживаемые расширения документов: txt, doc, pdf, xls, htm, html, xml, ppt и rtf.

Для добавления нескольких документов из конкретной папки:
  1. В компоненте Администрирование управления базой знаний разверните дерево Настройки статей знаний.
  2. Дважды щелкните элемент Документы.
    Появится страница "Документы".
  3. В списке Действия щелкните Добавить документы из папки.
    Появится диалог выбора папки.
  4. Выберите нужную папку и нажмите OK.
    Появится диалог выбора домена базы знаний.
  5. В списке выберите нужный домен.

Для добавления этого домена базы знаний для всех папок установите параметр Применить к подпапкам.

  1. Нажмите OK.
    Все документы в этой папке и во всех ее подпапках будут добавлены в базу знаний.

Для исключения конкретных документов из данной папки выберите их в списке Документы, а затем в списке Действия щелкните Удалить документ. Это не удалит документ из папки, но удалит его из базы данных.

  1. Нажмите .
    Если вы впоследствии добавите документ в эту папку, вы сможете только вручную добавить его в базу знаний. Дополнительную информацию см. далее.
Для добавления одного документа в базу знаний:
  1. В компоненте Администрирование управления базой знаний разверните дерево Настройки статей знаний.
  2. Разверните дерево Настройки базы знаний, а затем дважды щелкните Документы.
  3. В списке Действия щелкните Создать документ.
    Появится диалог "Открыть".
  4. Выберите нужный документ и нажмите Открыть.
  5. Нажмите .

Для удаления документов выберите их в списке "Документы", а затем в списке Действия щелкните Удалить документ. Это не удалит документы из папки, но удалит их из базы данных.

Если документ, добавленный в базу данных, будет обновлен в его оригинальном местоположении, вы должны снова добавить его в базу данных до того, как он будет включен в поиск статей знаний.