Agregar documentos a la base de datos de conocimiento

Es posible agregar documentos a la base de datos de conocimiento sin adjuntarlos a artículos. Se puede agregar documentos independientes o todos los documentos de una carpeta.

Al agregar múltiples documentos a la base de datos de conocimiento, la ruta de acceso a cada documento se lista en la columna Taxonomía. La taxonomía es un modo de organizar el conocimiento no estructurado en carpetas y hace referencia al nombre de archivo o ruta de acceso a la ubicación de origen del documento. La taxonomía permite buscar dentro de una ruta de acceso. Las taxonomías también se denominan clasificaciones.

Para obtener información sobre búsquedas utilizando taxonomía, consulte Uso de clasificaciones del conocimiento.

Cuando se agregan documentos a la base de datos de conocimiento, si es necesario, es posible especificar a qué área de conocimiento pertenecen. Para obtener más información sobre las áreas de conocimiento, consulte Áreas de conocimiento.

Cuando un usuario abre un documento desde una búsqueda de conocimiento, se abre en la aplicación correspondiente. Por esta razón se recomienda elegir formatos de documento que se abran en las versiones de las aplicaciones de escritorio disponibles para todos los usuarios. Las extensiones de documento admitidas son: txt, doc, pdf, xls, htm, html, xml, ppt y rtf.

Para agregar múltiples documentos desde una carpeta:
  1. En el componente Administración de la Administración del conocimiento, expanda el árbol Configuración del conocimiento.
  2. Haga doble clic en Documentos.
    Aparece la página Documentos.
  3. En la lista Acciones, haga clic en Agregar documentos desde una carpeta.
    Aparece el cuadro de diálogo Buscar carpeta.
  4. Seleccione una carpeta y a continuación, haga clic en Aceptar.
    Aparece el cuadro de diálogo Seleccionar área de conocimiento.
  5. En la lista, elija un área.

Para incluirlo, aplique esta área de conocimiento a todas las subcarpetas y seleccione la casilla de verificación Aplicar a subcarpetas.

  1. Haga clic en Aceptar.
    Todos los documentos contenidos dentro de la carpeta y sus subcarpetas se agregan a la base de datos de conocimiento.

Si desea excluir documentos específicos de dicha carpeta, selecciónelos en la lista Documentos y a continuación, en la lista Acciones, haga clic en Eliminar documento. De este modo no se borra el documento de la carpeta sino que se quita de la base de datos.

  1. Haga clic en .
    Si más adelante se agregan documentos a esta carpeta, será necesario incorporarlos de forma manual a la base de datos de conocimiento. Para obtener más información, consulte la sección siguiente.
Para agregar un solo documento a la base de datos de conocimiento:
  1. En el componente Administración de la Administración del conocimiento, expanda el árbol Configuración del conocimiento.
  2. En el árbol Configuración del conocimiento, haga doble clic en Documentos.
  3. En la lista Acciones, haga clic en Nuevo documento.
    Aparecerá el cuadro de diálogo Abrir.
  4. Seleccione el documento que desee y haga clic en Abrir.
  5. Haga clic en .

Si desea eliminar documentos, selecciónelos en la lista Documentos, y a continuación, en la lista Acciones, haga clic en Eliminar documento. De este modo no se borran los documentos de la carpeta sino que se quitan de la base de datos.

Si un documento que se agregó a la base de datos se actualiza en su ubicación de origen, se debe agregar nuevamente a la base de datos antes de que se incluya en una búsqueda de conocimiento.