Empezar a usar Spend Intelligence.

En primer lugar, necesitamos un conector con una fuente de datos de inventario. Es poco probable que Spend Intelligence sea lo primero que pruebe su empresa en la plataforma de Ivanti Neurons, por lo que es muy probable que ya tenga configurado un conector adecuado.

Para obtener información sobre cómo instalar un servidor de conectores y cómo crear un conector, consulte Configurar conectores.

También es conveniente asegurarse de que se ha configurado un conector a un conector de inicio de sesión único (SSO) (Okta o Microsoft Entra ID). La Gestión de SaaS usa estos junto a los conectores en determinadas aplicaciones SaaS para determinar el uso y pasivos de las suscripciones en la nube.

Los datos del dispositivo que se recopilan se desduplican y luego cada uno de los títulos de software detectados asociados con estos dispositivos se compara con un título de software definitivo de la Biblioteca de software definitiva de Ivanti. Cada título definitivo tiene varios títulos detectados asociados con él, por lo que si los datos detectados incluyen MS SQL Server 2019 y Microsoft SQL Server 2019, ambos se identifican como Microsoft SQL Server 2019. De manera similar, si tanto Vantosi 6.2.1 como Vantosi 6 usan la misma licencia, ambos se identifican como Vantosi 6.

Ahora que sabemos exactamente qué software está instalado en un dispositivo, podemos obtener más información sobre el software mediante la información adicional que se almacena en la biblioteca de software definitiva de Ivanti, como oportunidades de actualización, fechas de finalización de la vida útil y si el software requiere una licencia.

El siguiente vídeo proporciona una descripción general de Ivanti Neurons for Spend Intelligence y da más información sobre la biblioteca de software definitiva. Comprender el objetivo de la Biblioteca de software definitivo le ayudará a hacer un mejor uso del sistema. La biblioteca de software definitiva también se describe con más detalle en Información de software.

Destacar en la gestión de activos de software (6:21)

Ahora que tenemos algunos datos de software en el sistema, y el sistema ha aumentado esos datos con más información del DSL, veamos qué podemos aprender. Hay dos paneles en Ivanti Neurons for Spend Intelligence que nos informan sobre el software que tenemos: Software Insights para software local, y SaaS Management para software en la nube.

Cuando se inicia uno de los componentes de Spend Intelligence (Software Insights, Gestor de licencias o Administración de SaaS), aparece un panel de navegación de Spend Intelligence que le permite abrir directamente cada una de las páginas de Spend Intelligence. Para el resto de esta sección, usaremos este panel de navegación para movernos por la aplicación.

En Descripción general en el panel de navegación de Spend Intelligence, haga clic en Software Insights para ver el panel de Software Insights. Este panel contiene una serie de iconos que muestran información sobre su estado de TI. Puede hacer clic en los iconos para ver más información, y luego obtener más detalles para investigar todo lo que parezca interesante. Pruébelo ahora para ver si puede identificar algún software actualizable o al final de su vida útil, o mire primero un vídeo corto:

Ver un vídeo sobre Software Insights (4:07)

Para obtener más información, consulte Información de software.

Cuando haya terminado de explorar el panel de Software Insights, haga clic en Administración de SaaS en Descripción general del panel de navegación de Spend Intelligence para ver el panel de Administración de SaaS. Este tablero de resultados le muestra información sobre su suscripción a la nube. Como con el panel de Software Insights, puede hacer clic en los iconos para ver más información, y luego obtener más detalles para investigar todo lo que parezca interesante. Pruébelo ahora para ver si puede identificar a los usuarios que rara vez usan las aplicaciones que tienen y qué aplicaciones le cuestan más. También puede ver un pequeño vídeo que introduce la Administración de SaaS:

Ver un vídeo relacionado (4:47)

Para obtener más información, consulte Gestión SaaS.

Mientras que Software Insights y Administración de SaaS le ayudan a comprender qué software se está usando, el Gestor de licencias le ayuda a comprender qué software ha pagado y si tiene el número correcto de licencias. Si está utilizando un software con licencia, debe tener una licencia para ello o puede enfrentarse a sanciones graves. Sin embargo, el software puede ser caro, por lo que no desea comprar más licencias de las necesarias. Más adelante veremos cómo el Gestor de licencias puede ayudarle a lograr el equilibrio adecuado entre sus activos y sus derechos.

Antes de empezar a usar el Gestor de licencias, veamos algunos conceptos y terminología.

Activos, métricas y derechos

Cuando se instala una programa de software, tiene la responsabilidad de contar con la licencia que le proporciona el correspondiente derecho. El tamaño de una responsabilidad varía según el título del software: distintos títulos de software pueden medir su responsabilidad de distintas maneras denominadas métricas. Tenga en cuenta que distintos proveedores pueden usar distintos nombres para la misma métrica.

La métrica más básica es Por dispositivo (también conocida como Por equipo, Por instalación, etc.). Cada vez que instala software utilizando esta métrica, necesita otra licencia. Algunos programas usan una métrica por usuario: puede instalarlos muchas veces, pero solo un usuario puede usarlos. El software de cliente/servidor, como Microsoft SQL Server, a menudo utiliza una métrica por servidor, por servidor central o por métrica de procesador donde el tamaño de la responsabilidad depende del hardware del servidor en el que está instalado. También hay licencias ilimitadas, lo que suele conocerse como licencia de sitio, que da derecho a utilizar un software a todos los usuarios asociados a un sitio o región específicos.

Debe confirmar el tipo de métrica que usa el software que está instalando para poder calcular el número de licencias necesarias para proporcionar un derecho adecuado.

Tipos de productos: distintas maneras de comprar licencias

Además de calcular los pasivos utilizando distintas métricas, también puede comprar licencias para cubrir estos pasivos mediante distintos tipos de productos. De nuevo, tenga en cuenta que distintos proveedores pueden usar distintos nombres para lo mismo. Hay cuatro tipos básicos:

• Licencia base (licencia perpetua): una licencia que le da derecho a usar una versión específica de un título de software concreto para siempre. Normalmente, se puede actualizar a versiones menores y aplicar parches, pero no se puede actualizar a la siguiente versión principal.
• Licencia de mantenimiento: cuando se combina con una licencia básica, le da derecho a usar un título de software específico para siempre y también a actualizar a la última versión durante la duración del contrato de mantenimiento. Estas licencias a menudo brindan otros beneficios y deben renovarse para que no haya una brecha en el acuerdo de mantenimiento.
• Actualizar licencia: le permite actualizar la versión más reciente de un título de software desde una versión anterior.
• Suscripción: le permite usar una aplicación enviada en la nube durante la duración establecida.

Ver un vídeo sobre tipos de productos (5:30)

Cada vez que compra uno de estos tipos de licencia se denomina transacción. Gestor de licencias le ayuda a determinar la disponibilidad de su licencia al hacer coincidir las licencias de mantenimiento y actualización con las licencias base para mostrar el derecho correspondiente.

Para obtener información más detallada, consulte Gestor de licencias.

Hasta ahora hemos analizado las responsabilidades: el software que se utiliza y requiere una licencia. Ahora vamos a analizar los derechos: los contratos y las licencias que le otorgan el derecho a usar ese software.

Normalmente, importará sus transacciones de contratos y licencias desde hojas de cálculo. A menudo, los proveedores facilitan esta información en hojas de cálculo y son un método útil para administrar esta información. No obstante, también puede crear contratos y transacciones directamente en Ivanti Neurons for Spend Intelligence, así que hagámoslo ahora para comprender cómo se ven estos registros.

Antes de crear un contrato, es útil conocer otro componente del sistema: la biblioteca de SKU. La biblioteca de SKU de Ivanti contiene precios para muchas SKU (referencias de almacén) de software, que son los artículos específicos que puede comprar a un proveedor. Estos precios se usan en el sistema si no ha introducido un coste junto con una transacción o no ha importado una lista de precios. Usamos el término coste para la cantidad de dinero que pagó por una licencia y precio para la cantidad de dinero que anuncia un proveedor para la licencia. La combinación de un proveedor y un código de SKU identifica de manera única un título de software, por lo que es importante introducir el nombre del proveedor con precisión para asegurarse de que coincida con los proveedores en la Biblioteca de SKU.

Para crear un contrato:

1. En Derechos en la barra lateral de Spend Intelligence, haga clic en Contratos.
   Aparece el panel de datos de contratos.
2. En el menú Acciones, haga clic en Crear.
   Aparece el panel Crear contrato.
3. Empiece a introducir el nombre del proveedor en el campo Proveedor.
   Cuando empieza a escribir el nombre de un proveedor, los proveedores que coincidan de la biblioteca de SKU aparecerán en un desplegable.
   
4. Seleccione el proveedor requerido.
5. Introduzca el Número de contrato.
   La combinación del Número de contrato y el Proveedor deben ser únicos.
6. Complete los campos restantes como sea necesario.
   Deslice el ratón sobre el icono i que hay frente a la etiqueta del campo para obtener información sobre cómo completar el campo.
7. Haga clic en Crear.
   Se crea el contrato.

Para obtener más información, consulte Contratos.

El contrato es la estructura con la que compra el software, que determina los términos de uso del software. La licencia es el derecho a usar un software con determinadas condiciones. Las licencias se introducen en el sistema como transacciones, que son registros de compra. Agreguemos uno manualmente para ayudarnos a comprender qué sucede más adelante cuando importamos transacciones de licencia.

Para crear una transacción:

1. En Derechos en la barra lateral de Spend Intelligence, haga clic en Transacciones.
   Aparece la página Transacciones.
2. En el menú Acciones, haga clic en Crear.
   Aparece el panel Crear transacción.
3. Introduzca el Proveedor, como hizo con el contrato.
4. Introduzca el Código SKU si lo conoce.
   Si se encuentra una coincidencia para ambos, tanto el Proveedor como el Código SKU en la biblioteca de SKU, el panel se actualiza automáticamente con los campos del SKU correspondiente.
5. Complete los campos restantes como sea necesario.
   Si el Tipo de producto no se ha completado automáticamente según los valores de Proveedor y Código SKU, es importante seleccionar el valor adecuado, puesto que afecta al resultado que vea en el Administrador de licencias. Para obtener más información, consulte Seleccionar el tipo de producto.
   Si selecciona una Recurrencia de coste distinta a Única, debe establecer un Inicio de cobertura y un Final de cobertura.
   Si selecciona la casilla de verificación Ilimitado, la cantidad se establece como 1 y no se puede modificar.
6. Haga clic en Crear.
   La transacción se crea y se actualizan los datos en el sistema. Se le notifica cuando se completa el procesamiento de datos.
   Si especificó un Número de contrato que ya existe, la transacción se vinculará a ese contrato. Si especificó un Número de contrato que no existe, se crea un nuevo contrato sin fecha de caducidad con ese Número de contrato. Si no especificó un Número de contrato, la transacción no se vinculará a un contrato.

Antes de importar sus registros de licencia, decida lo que quiere lograr y recopile la información necesaria. El mejor consejo es comenzar poco a poco: elija un pequeño conjunto de registros para un producto de escritorio basado en instalación de un solo proveedor. Al elegir algo sencillo, se familiarizará con el sistema y los conceptos mientras utiliza un conjunto de datos manejable. Es importante destacar que, de esta manera, obtendrá un resultado más rápido y luego podrá pasar a conjuntos de datos más grandes y complejos. Los datos de licencia a menudo son un poco desordenados, por lo que es una buena práctica importarlos poco a poco, ganando experiencia a medida que avanza y solucionando una pequeña cantidad de problemas cada vez. De esta manera, los datos del sistema serán limpios y precisos, será más fácil identificar y solucionar nuevos problemas y comenzará a aprender más acerca de la posición de su licencia después de cada importación. Si importa todos los datos de su licencia a la vez, es posible que tenga que corregir muchos errores y será difícil saber por dónde empezar. Empiece poco a poco y avance paso a paso.

Cuando se haya familiarizado con el sistema, puede decidir el orden de trabajo con sus proveedores. Para decidir el orden, tenga en cuenta:

• el número y la complejidad de las licencias
• el gasto anual
• las posibilidades de una auditoría
• la importancia del software de su empresa

Diríjase a los proveedores donde puede obtener los mejores resultados con el menor esfuerzo.

Recopilación de la prueba de titularidad

Cada proveedor puede tener distintos requisitos para lo que consideran un comprobante de titularidad en una auditoría, por lo que debe confirmar lo que se necesita para cada proveedor. A menudo, solo un Pedido no es suficiente y es posible que necesite proporcionar información como: un contrato, notificación del fabricante, certificado de licencia, contrato de novación, producto con envoltorio completo o medios físicos, factura del vendedor, portal en línea del fabricante o informes de derechos del fabricante.

Cuando haya recopilado los documentos de prueba de derecho, asegúrese de que están completos y son correctos. ¿En los informes de derechos de los proveedores faltan empresas o acuerdos secundarios? ¿Los cálculos proporcionados por los proveedores coinciden con su historial de compras? Si es posible, compare varias fuentes, como facturas e informes de licencias de proveedores, para validar su prueba de titularidad.

Ha recopilado y marcado una serie de registros de transacciones de licencias, así que ahora es el momento de introducirlas en el sistema. Puede introducirlos manualmente, de uno en uno, desde la página de Transacciones, como hicimos anteriormente (y también ver Transacciones y tipos de productos) pero este método es solo para crear transacciones únicas.Importar sus transacciones es mucho más simple, rápido y menos propenso a errores.

Para los productos de Microsoft, puede importar su Declaración de licencia de Microsoft (MLS, por sus siglas en inglés) directamente, mientras que para otros proveedores hay una plantilla de hoja de cálculo que puede descargar que incluye las columnas requeridas con texto de ayuda para guiarle.

Completar la hoja de cálculo de la plantilla

Es una buena práctica descargar la última versión de la hoja de cálculo de la plantilla genérica antes de empezar, ya que tendrá las columnas correctas e incluirá los últimos consejos. Para obtener más información, consulte Importar fuentes.

Para descargar la hoja de cálculo de plantillas:

1. En la barra lateral de Spend Intelligence, en Configuración, haga clic en Importar fuentes.
   Aparece la página Importar fuentes.
2. Haga clic en Agregar.
   Aparece el panel Agregar fuente de importación.
3. En Importación de las transacciones genéricas de licencia, haga clic en Descargar archivo de plantilla.
   Se descarga la hoja de cálculo de plantillas.

Para poder completar la plantilla de la hoja de cálculo, debe hacer clic en el botón Activar edición que aparece bajo la barra del menú. También recomendamos copiarlo en algún lugar como copia de seguridad, no le interesa perderlo.

Las primeras filas de la hoja de cálculo contienen instrucciones, luego hay una fila que contiene los encabezados de las columnas. No elimine estas filas y no cambie el texto de los encabezados de las columnas. El importador de Spend Intelligence utiliza estas celdas de la hoja de cálculo para asignar los datos que está importando a los valores correctos de Spend Intelligence. La fila que hay bajo los encabezados de columna contiene datos de ejemplo, que debe reemplazar.

Para cada fila, complete tantas columnas como pueda de la hoja de cálculo. En concreto, pruebe a completar todas la columnas con un encabezado rojo. Mantenga el puntero del ratón sobre el encabezado de una columna para ver una ventana emergente con información adicional sobre los requisitos.

Recuerde, en concreto cuando recién comienza, no agregue demasiadas filas. Cree primero un pequeño archivo de importación para que pueda entender más fácilmente cómo aparecen en el sistema los datos que ha importado.

Importación de la hoja de cálculo

Puede agregar muchas fuentes de importación, cada una se puede importar varias veces para agregar nuevos registros o actualizar los registros existentes. Si elimina una fuente de importación, se eliminan todos los registros asociados. Tómese un tiempo para considerar qué fuentes de importación desea crear y qué nombre desea asignarles. Los nombres y contenidos de las fuentes de importación pueden ayudarle a visualizar el estado de software y también a planificar la gestión de los datos correspondientes en Spend Intelligence. Para obtener información sobre cómo importar los datos, consulte Importar fuentes.

Validar la importación

Si todo va bien, cuando finalice la importación verá el estado Completado. No obstante, es posible que vea un mensaje de aviso que indica Completado con errores. No tenga miedo. Haga clic en el título de la fuente de importación, luego en la página de instancias de importación, haga clic en el enlace en la columna Fecha y hora de importación para ver los detalles de la importación. Si la página Resumen informa de que hay errores o advertencias, haga clic en la pestaña Mensajes para ver más información.

Los mensajes de error indican un problema en el archivo de importación que debe resolverse antes para poder empezar a analizar sus licencias, mientras que los mensajes de advertencia son menos importantes y es posible que no afecten inmediatamente a su análisis.

Interprete cuidadosamente los mensajes, corrija los problemas en su hoja de cálculo y luego vuelva a importar el archivo actualizado.

Ahora que tiene algunos datos de transacciones en su sistema, puede empezar a analizarlos. Recuerde: Ivanti Neurons for Spend Intelligence no es un paquete de finanzas y no pretende dar cifras exactas. Estamos intentando obtener una idea de dónde se gasta el dinero para poder centrar nuestros esfuerzos en el lugar correcto.

Costes y precios

La información de gastos se puede originar en tres lugares distintos y se determina en el siguiente orden:

1. costes importados junto con transacciones o contratos de licencia. Es probable que estos sean el monto realmente pagado con las reducciones que haya negociado, por lo que se consideran primero
2. listas de precios que ha importado. Es probable que sean el precio que normalmente espera pagar
3. precios encontrados para títulos de software coincidentes en la biblioteca de SKU de Ivanti, que contiene precios para muchos SKU de software. Estos son los precios estándar y no incluirán ninguna oferta o reducción

Ver un vídeo relacionado (3:31)

En la barra lateral de Spend Intelligence, en Resumen, haga clic en Gestor de licencias. Aparece el panel del Gestor de licencias, que le muestra una serie de gráficas y paneles de datos que le permiten explorar la posición de su licencia. Puede hacer clic en las gráficas y cuadrículas de datos para ver más detalles sobre las áreas de interés. Para obtener más información, consulte Gestor de licencias.

Comparar pasivos y derechos

Cuando haya investigado los paneles del Gestor de licencias, es conveniente comparar las responsabilidades con los derechos. Hay dos etapas para esto:

1. Determine la disponibilidad de su licencia: después de combinar adecuadamente todas las transacciones básicas, de mantenimiento y de actualización, ¿qué derechos tengo?
2. Haga coincidir estas licencias disponibles con las instalaciones que se han detectado.

Hay más información disponible en Comparar sus pasivos y derechos, o hay dos vídeos a continuación que dan una descripción general.

Cómo interpretar el resumen dinámico de su licencia y los datos de instalación y así comprender el estado actual de la posición de su licencia:

Ver un vídeo relacionado (4:47)

Cómo usar la función de alineación de licencias para ayudarle a determinar si tiene suficientes licencias para su estado de TI:

Ver un vídeo relacionado (6:58)

Ahora que ha hecho un recorrido rápido por Spend Intelligence, hay muchas maneras de ampliar su uso para obtener más valor. Lo primero que debe hacer obviamente es importar más licencias para crear una imagen más completa de sus derechos y responsabilidades. Al hacer esto, recuerde hacerlo de manera progresiva, seleccionando cómo avanzar mediante los factores que se han sugerido previamente.

Otras sugerencias incluyen:

• Integrar con Ivanti Neurons for ITAM para compartir datos entre el sistema de gestión del ciclo de vida de los activos y el sistema de gasto de licencias de software. Consulte Integración con Ivanti Neurons for ITAM.
• Integrar con Ivanti Neurons for ITSM para registrar los tickets de reclamo directamente desde Ivanti Neurons for Spend Intelligence. Consulte Conexión de Software Insights con Ivanti Neurons for ITSM.